W zaledwie trzy tygodnie od wybuchu wojny, 12 marca 2022 r., w Dzienniku Ustaw została opublikowana Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (potocznie nazywana „specustawą ukraińską” lub „specustawą wojenną”), która weszła w życie w trybie natychmiastowym, a jej przepisy zaczęły obowiązywać z mocą wsteczną od 24 lutego 2022 r. Reguluje ona nie tylko pobyt obywateli Ukrainy na terenie RP – zarówno tych, którzy schronili się w Polsce po 24 lutego 2022 r., uciekając przed wojną, jak i tych, którzy przyjechali do Polski wcześniej – ale też określa zasady ich dostępu do polskiego rynku pracy.
Wspomniana „specustawa” wprowadziła bowiem odrębne, uproszczone zasady dotyczące powierzania zatrudnienia wszystkim obywatelom Ukrainy (zarówno „uchodźcom wojennym”, jak i tym zadomowionym już wcześniej w Polsce), których do tej pory obejmowała procedura „Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy” oraz zezwolenia na pracę.
I tak od ponad 3 lat w miejsce składania wniosku do PUP o rejestrację „Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy” lub też wniosku do właściwego wojewody o wydanie zezwolenia na pracę, pracodawca z siedzibą w Polsce może skorzystać z „narzędzia” wysłania „Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy” za pośrednictwem systemu teleinformatycznego praca.gov.pl, zawierającego opis warunków powierzanej pracy. Ma na to 7 dni licząc od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca.
Jest to zarazem jedyny przypadek, gdy legalizacja pracy cudzoziemca może nastąpić już po rozpoczęciu przez niego pracy (a najwcześniej: w dniu jej rozpoczęcia). Albowiem we wszystkich innych przypadkach pracodawca zobowiązany jest uzyskać odpowiedni dokument, zanim cudzoziemiec przystąpi do wykonywania pracy. Zaletą wspomnianej procedury jest także fakt, że jest ona zwolniona z opłaty skarbowej i ma skutek „natychmiastowy” (z uwagi na swój stricte techniczno-rejestrowy charakter).
Powierzenie pracy obywatelom Ukrainy – konieczność sprawdzenia legalności pobytu
Uproszczona ścieżka legalizacji pracy obywateli Ukrainy nie zwalnia pracodawcy z obowiązku weryfikacji ich statusu pobytowego. W przypadku osób uciekających przed wojną „specustawa” daje im – na tę chwilę – prawo do legalnego pobytu do dnia 30 września 2025 r. Trwają prace nad wydłużeniem tego okresu i dostosowaniem go do aktualnie obowiązujących unijnych regulacji.
W praktyce nie istnieje dokument, który potwierdza opisane powyżej prawo do legalnego pobytu „uchodźców wojennych” wynikające z zapisów „specustawy”. Niektórzy pracodawcy bazują więc wyłącznie na deklaracjach samych obywateli Ukrainy, badając, czy przesłanki zawarte w „specustawie” są spełnione łącznie, tj. czy wjazd obywatela Ukrainy do Polski:
- nastąpił po 24 lutego 2022 r. oraz
- miał w związku z działaniami wojennymi oraz
- cudzoziemiec deklaruje zamiar pozostania na terytorium Polski
Przyjęła się praktyka, że „materialnym” potwierdzeniem legalności pobytu beneficjenta „specustawy” jest zaświadczenie z urzędu miasta (gminy) o nadaniu cudzoziemcowi numeru PESEL ze statusem „UKR”, co stanowi dowód na spełnienie przez niego obowiązku zarejestrowania swojego pobytu w Polsce. Status „UKR” może zostać jednak utracony lub cofnięty (na skutek opuszczenia Polski na okres przekraczający 30 dni, ale także np. w efekcie błędu systemowego). Dlatego też pracodawca winien wdrożyć – choć nie stanowi o tym żaden przepis – procedurę weryfikacji, czy beneficjent „specustawy” dalej posiada numer PESEL ze statusem „UKR”. W tym celu rekomendowane jest zażądanie od cudzoziemca okazania otwartego dokumentu elektronicznego diia.pl dostępnego m.in. w aplikacji mObywatel, którego aktywny status poświadcza aktualność numeru PESEL ze statusem „UKR”.
Warto wspomnieć, że od 1 kwietnia 2023 r. możliwe jest złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy dla posiadaczy statusu „UKR”. W ich przypadku poświadczeniem legalności pobytu, które obywatel Ukrainy może przedstawić pracodawcy będzie stanowić (dodatkowo) stempel w paszporcie uzyskany w urzędzie wojewódzkim, legalizujący dalszy pobyt do chwili, gdy decyzja w sprawie udzielenia im zezwolenia na pobyt czasowy stanie się ostateczna.
[wg stanu prawnego na: 10 marca 2025]
Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego działu Global Mobility & HR są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc. Legalizujemy pobyt i pracę cudzoziemców, oferujemy wsparcie prawne działów HR.