Obywatele Ukrainy stanowią przeważającą większość spośród wszystkich cudzoziemców wykonujących pracę w Polsce. Praca dla obywateli Ukrainy, zmieniające się zasady określające ich legalny pobyt, sposoby zalegalizowania świadczonej przez nich pracy czy też postępowanie w przypadku zmiany warunków powierzonej im pracy są przyczyną dużego zainteresowania pracodawców poradami eksperckimi porządkującymi dynamicznie zmieniające się otoczenie prawne.
Spośród aktów prawnych regulujących pobyt i pracę obywateli Ukrainy na terenie Polski wymienić należy:
- Ustawę o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz. U. 2025, poz. 337), zwaną potocznie „specustawą ukraińską”
- Ustawę o cudzoziemcach (Dz. U. 2024, poz. 769)
Wymienione akty prawne były wielokrotnie nowelizowane, a sama specustawa ukraińska od momentu wejścia w życie zmieniana była trzykrotnie. W ostatnim czasie wprowadzono dodatkowo pakiet trzech ustaw imigracyjnych, które co prawda w większości nie odnoszą się do zasad powierzania pracy obywatelom Ukrainy, jednak pojedyncze uregulowania mogą wpływać także na nich.
Warto przyjrzeć się zatem najbardziej aktualnym uregulowaniom prawnym dotyczącym legalnego pobytu i legalnego powierzania pracy obywatelom Ukrainy w Polsce.
Praca dla obywateli Ukrainy i legalny pobyt – mnogość podstaw prawnych
Specustawa ukraińska legalizuje pobyt w Polsce wszystkich tych obywateli Ukrainy (a w określonych przypadkach – także obywateli niektórych innych krajów), którzy schronili się w Polsce po 24 lutego 2022 r.. Uregulowana została w niej również sytuacja tych obywateli Ukrainy, którzy przyjechali do Polski już wcześniej i przebywali w naszym kraju legalnie w dniu wybuchu wojny.
Tytuły pobytowe obywateli Ukrainy takie jak:
- nadany numer PESEL ze statusem „UKR”,
- wiza krajowa,
- wiza Schengen,
- zezwolenie na pobyt,
- ruch bezwizowy
uległy z mocy prawa przedłużeniu do dnia 30 września 2025 r. (stan prawny na 4 czerwca 2025 r.). Jednoczenie od 1 kwietnia 2023 r. obywatelom Ukrainy posiadającym nadany numer PESEL ze statusem „UKR” umożliwiono ubieganie się o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, co jest zasadniczo rekomendowaną praktyką w celu zabezpieczenia legalnego pobytu w Polsce długookresowo.
Co ciekawe, legalnie mogą nadal przebywać w Polsce także Ci obywatele Ukrainy, których:
- wizy krajowe lub
- zezwolenia na pobyt czasowy
wygasły w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii w Polsce (tj. od 14 marca 2020 r. do 30 czerwca 2023 r.), a którzy do tej pory nie złożyli wniosków o udzielenie im zezwolenia na pobyt czasowy (i w konsekwencji ich nie uzyskali). Stanowi o tym art. 42 specustawy ukraińskiej, który stanowi odpowiednik/łącznik z art. 15zd Ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych („ustawa covidowa”).
Praca dla obywateli Ukrainy i podstawy legalnego pobytu wykluczające legalną pracę
Z art. 3 ust. 3 opublikowanej niedawno w Dzienniku Ustaw Ustawy o warunkach dopuszczalności powierzania pracy cudzoziemcom na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej wynika, że począwszy od 1 czerwca 2025 r. nie będzie możliwe legalne powierzenie pracy cudzoziemcowi w przypadku, gdy podstawą jego legalnego pobytu jest:
- wiza krajowa (kody numeryczne celów wydania wizy na naklejce wizowej: 01, 02, 11, 14, 22, 25 – nie dotyczy posiadaczy Karty Polaka)
- wiza wydana w celem tranzytu, w tym: tranzytu lotnicznego
- wiza krótkoterminowa Schengen, wydana w dowolnym celu
- ruch bezwizowy (o ile cudzoziemiec jest obywatelem Państwa, które figuruje w planowanym wykazie państw, których obywatele posiadający zezwolenie na pracę nie są uprawnieni do wykonywania pracy w czasie pobytu na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej w ramach ruchu bezwizowego)
jednakże przepis powyższy dotyczy jedynie sytuacji, gdy cudzoziemiec (w tym: obywatel Ukrainy) wykonuje pracę na podstawie wydanego przez wojewodę zezwolenia na pracę lub zarejestrowanego w urzędzie pracy oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Wymienione powyżej tytuły pobytowe nie wykluczają więc świadczenia legalnej pracy przez legitymujących się nimi obywateli Ukrainy, w przypadku gdy legalną podstawą wykonywania przez nich pracy jest Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy (a jest to przeważająca większość przypadków).
Niemniej zdarza się niekiedy – np. z uwagi na kontynuowanie wcześniejszych nawyków w działach HR przedsiębiorstw – że legalną podstawę pracy obywatela Ukrainy stanowi zarejestrowane oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi, nie zaś wysłane Powiadomienie; wówczas należy pilnie zweryfikować jaki dokumentem pobytowym legitymuje się aktualnie pracownik, celem uniknięcia scenariusza nielegalnego wykonywania przez niego pracy.
Praca dla obywateli Ukrainy i legalna praca – przede wszystkim „Powiadomienie”, ale nie zawsze
Specustawa ukraińska w art. 22 opisuje dedykowany obywatelom Ukrainy tryb legalizacji pracy poprzez Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy wysyłane przez pracodawcę z siedzibą w Polsce do właściwego urzędu pracy. Odbywa się to poprzez dedykowany system teleinformatyczny praca.gov.pl w terminie 7 dni od dnia powierzenia cudzoziemcowi zatrudnienia. Dotyczy to obu grup beneficjentów specustawy ukraińskiej („uchodźcy wojenni” oraz obywatele Ukrainy przebywający w Polsce jeszcze przed wybuchem wojny).
Warto pamiętać, że pracodawca z siedzibą w Polsce jest w stanie legalnie powierzyć wykonywanie pracy także tym osobom uciekającym przed wojną w Ukrainie, które nie spełniają kryteriów zawartych w art. 2 specustawy ukraińskiej. W tym wypadku dostęp do polskiego rynku pracy oparty jest na drugim – „unijnym” – „filarze” ochrony czasowej przewidzianej dla obywateli Ukrainy uciekających przed wojną.
Pod koniec pierwszego półrocza 2024 roku Rada UE podjęła decyzję o przedłużeniu o kolejny rok mechanizmu ochrony czasowej przewidzianej dla osób wymienionych w Decyzji wykonawczej Rady (UE) stwierdzającej istnienie masowego napływu wysiedleńców z Ukrainy w rozumieniu art. 5 dyrektywy 2001/55/WE. Ochrona ta obowiązywać będzie do 4 marca 2026 r. (stan prawny na 4 czerwca 2025 r.) i dotyczy następującej kategorii osób:
- obywateli Ukrainy zamieszkałych w Ukrainie przed dniem 24 lutego 2022 r., które po 24 lutego 2022 opuściły Ukrainę w związku z wojną (w praktyce tę kategorię osób obejmuje także polska specustawa ukraińska, z tymże dopuszczalne jest bycie beneficjentem tylko jednego z tych dwóch rozwiązań legislacyjnych);
- bezpaństwowców lub obywateli państw trzecich innych, niż Ukraina (np. obywatela Filipin), którzy przed dniem 24 lutego 2022 r. korzystali z ochrony międzynarodowej lub równoważnej ochrony krajowej w Ukrainie; dotyczy także osób, które są w stanie udowodnić, że przed dniem 24 lutego 2022 r. legalnie przebywały w Ukrainie na podstawie ważnego zezwolenia na pobyt stały wydanego zgodnie z prawem ukraińskim i które nie są w stanie w bezpiecznych i trwałych warunkach powrócić do kraju lub regionu pochodzenia;
- członków rodzin osób, o których mowa w pkt 1 i 2, o ile rodzina znajdowała się już i przebywała w Ukrainie przed dniem 24 lutego 2022 r. Za członka rodziny uznaje się przy tym:
- małżonka osoby, o której mowa w pkt 1 i 2, lub też będącego stanu wolnego partnera tej osoby, z którym osoba ta pozostaje w stałym związku, jeżeli prawo lub praktyka danego państwa członkowskiego traktuje pary niepozostające w związku małżeńskim w sposób porównywalny do par pozostających w związku małżeńskim, zgodnie z jego prawem krajowym odnoszącym się do cudzoziemców;
- małoletnie i niepozostające w związku małżeńskim dzieci osoby, o której mowa w pkt 1 i 2, lub dzieci jej małżonka, niezależnie od tego, czy urodziły się w związku małżeńskim, poza związkiem, czy też są przysposobione;
- innych bliskich krewnych, którzy mieszkali razem jako jedna rodzina w czasie, kiedy wystąpiły okoliczności prowadzące do masowego napływu wysiedleńców, i którzy byli w tym czasie całkowicie lub częściowo na utrzymaniu osoby, o której mowa w pkt. 1 i 2.
12 lipca 2024 r. pojawiała się informacja o dostosowaniu polskiej legislacji do znowelizowanych przepisów unijnych. I tak, przedłużeniu do 4 marca 2026 r. ulegną wydane dotychczas przez Szefa Urzędu do Spraw Cudzoziemców zaświadczenia o objęciu ochroną czasową. Przepisy nie przewidują podstawy prawnej do wymiany już wydanych zaświadczeń z powodu przedłużenia obowiązywania ochrony czasowej; cudzoziemcy, którzy dotąd otrzymali zaświadczenia mogą dalej posługiwać się nimi jako dokumentami pobytowymi potwierdzającymi ich status prawny.
Pracodawca z siedzibą w Polsce chcący mieć pewność, że może legalnie powierzyć zatrudnienie cudzoziemcowi deklarującemu bycie objętym „unijną” ochroną czasową w Polsce, winien poprosić go o okazanie wspomnianego zaświadczenia od Szefa Urzędu. Jego kopię winien przechować w aktach osobowych pracownika jako poświadczenie legalnego pobytu takiego cudzoziemca w Polsce i jego dostępu do polskiego rynku pracy. Formalnie rzecz biorąc, wspomniane zaświadczenie nie jest warunkiem niezbędnym uzyskania dostępu przez pełnoletnich cudzoziemców z wymienionych powyżej kategorii osób do polskiego rynku pracy, stanowi jednak oficjalne potwierdzenie ich statusu. Jest to istotne o tyle, iż cudzoziemcy Ci mogą korzystać z ochrony czasowej tylko w 1 kraju w danym okresie.
W świetle obowiązujących przepisów bycie objętym ochroną czasową np. w Niemczech (bez „przeniesienia” ochrony czasowej przez samego cudzoziemca do Polski) nie wyklucza możliwości legalnego podjęcia pracy w Polsce na uproszczonych zasadach. Niemniej w praktyce takie sytuacje zdarzają się rzadko, a w celach „dokumentacyjnych” rekomendowanym trybem postępowania jest poinformowanie cudzoziemca przez pracodawcę o konieczności uzyskania wspomnianego zaświadczenia wydanego przez Szefa Urzędu.
Praca dla obywateli Ukrainy i współpraca na podstawie umowy B2B
W 2025 roku nadal zachowana będzie także – na mocy przepisów specustawy ukraińskiej – możliwość współpracy z obywatelami Ukrainy przez przedsiębiorstwa zlokalizowane w Polsce na zasadach współpracy business to business. Co do zasady możliwość prowadzenia działalności gospodarczej (w tym: jednoosobowej) przez cudzoziemców spoza UE zarezerwowana jest wyłącznie dla wybranej grupy cudzoziemców (m.in. obywateli UE i członków ich rodzin, posiadaczy zezwolenia na pobyt stały, posiadaczy zezwolenia na pobyt czasowy wydanego w celu kształcenia się na studiach i in.). W tym świetle uprawnienie obywateli Ukrainy do prowadzenia działalności gospodarczej na podstawie wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej stanowi znaczące ułatwienie. Jedynym wymogiem formalnym, który należy tu spełnić jest posiadanie przez obywatela Ukrainy nadanego numeru PESEL (niekoniecznie ze statusem UKR) oraz uznanie pobytu obywatela Ukrainy na terytorium RP za legalny na podstawie przepisów specustawy ukraińskiej lub Ustawy o cudzoziemcach.
Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego działu Global Mobility & HR są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc. Legalizujemy pobyt i pracę cudzoziemców, oferujemy wsparcie prawne działów HR.