Wybór właściwego „scenariusza”, jeśli chodzi o zatrudnienie cudzoziemca i legalne powierzenie mu pracy na rzecz podmiotu z siedzibą w Polsce, uwarunkowany jest przede wszystkim posiadanym przez cudzoziemca obywatelstwem (kraj z obszaru lub spoza obszaru Unii Europejskiej).
Spis treści
Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce – wariant nr 1: Obywatele Unii Europejskiej
Najprościej prezentuje się sytuacja, gdy praca powierzana jest obywatelowi jednego z państw Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Konfederacji Szwajcarskiej (dalej: UE). Pracodawca zobowiązany jest tutaj wyłącznie do zweryfikowania – na podstawie paszportu lub innego ważnego dokumentu – tożsamości kandydata, zawierającego informację o posiadanym przez niego obywatelstwie – że istotnie jest on obywatelem jednego z krajów UE. Pozytywna weryfikacja daje takiemu cudzoziemcowi dostęp do polskiego rynku pracy na zasadach identycznych jak w przypadku obywateli Polski, a także legalizuje jego pobyt w Polsce w okresie pierwszych 3 miesięcy.
W związku z tzw. Brexitem odrębne zasady obowiązują niektórych obywateli Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, zwanych beneficjentami Umowa Wystąpienia.
Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce – wariant nr 2: Obywatele spoza Unii Europejskiej
Nieco inny scenariusz rysuje się w przypadku powierzania pracy cudzoziemcom spoza UE. Tu konieczna jest nie tylko weryfikacja tożsamości cudzoziemca, ale także – najczęściej – uprzednie, tj. jeszcze przed rozpoczęciem przez niego pracy, uzyskanie przez pracodawcę dokumentu legalizującego jego pracę u danego pracodawcy (o ile cudzoziemiec nie jest mocą odrębnych przepisów z tego obowiązku zwolniony).
Legalna praca tylko wtedy, gdy jest legalny pobyt
Przed dopuszczeniem do pracy cudzoziemca spoza UE (ale także w całym okresie jej wykonywania), pracodawca zobowiązany jest sprawdzić legalność jego pobytu w Polsce. Błędne jest przekonanie pracodawcy, że odpowiada on wyłącznie za legalną podstawę wykonywania pracy, zaś ewentualny nielegalny pobyt obciąża wyłącznie cudzoziemca. Przeciwnie – za brak legalnej podstawy pobytu cudzoziemca ustawodawca przewidział sankcje dla pracodawcy.
Czasem praca możliwa bez zezwolenia na pracę
Pewnej grupie cudzoziemców spoza obszaru UE pracodawca może powierzyć pracę praktycznie z dnia na dzień, co stanowi dla niego najdogodniejszy scenariusz biznesowy. Mowa tu o cudzoziemcach posiadających:
- dokument legalizujący ich pobyt (wiza, zezwolenie na pobyt, ruch bezwizowy); taki, który nie wyklucza możliwości świadczenia pracy (wedle aktualnego stanu prawnego jest tak w przypadku wizy krajowej oznaczonej kodem 01 i 02)
i jednocześnie
- dokument zwalniający z konieczności posiadania dokumentu uprawniającego do pracy u tego konkretnego pracodawcy (wymienić tu można m.in.: wizę krajową oznaczoną kodem 21, zezwolenie na pobyt stały, zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE, Kartę Polaka, dyplom ukończenia studiów stacjonarnych – w tym: doktoranckich – na polskiej uczelni wyższej)
Gdy zezwolenie na pracę jednak konieczne
Jeśli cudzoziemiec nie legitymuje się dokumentem uprawniającym go do wykonywania pracy bez zezwolenia na pracę, pracodawca, chcąc go zatrudnić u siebie, zobowiązany jest wystąpić do właściwego wojewody o wydanie dla niego zezwolenia na pracę. W praktyce najczęściej będzie to zezwolenie typu A przewidziane dla cudzoziemca wykonującego pracę na terytorium Polski, na podstawie umowy z podmiotem (pracodawcą), którego siedziba, miejsce zamieszkania lub oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium Polski. W zależności od potrzeb pracodawca może wnioskować o wydanie zezwolenia na pracę na dłuższy lub krótszy okres (np. dostosowując jego okres ważności do okresu obowiązywania aktualnej umowy o pracę, w przypadku gdy nie będzie planował jej przedłużać).
Praktycznie każda zmiana warunków wykonywania pracy przez cudzoziemca, jak np.:
- zmiana stanowiska pracy (nie dotyczy sytuacji zmiany samej jego nazwy, przy zachowaniu identycznych obowiązków w jego ramach)
- zmiana wymiaru czasu pracy
- obniżenie wynagrodzenia
skutkować będzie koniecznością wystąpienia przez pracodawcę o nowe zezwolenie na pracę. Dopiero po jego uzyskaniu możliwe będzie wdrożenie planowanej zmiany warunków zatrudnienia w praktyce.
Gdy niezbędny test rynku pracy przed wydaniem zezwolenia
W przypadku niektórych stanowisk pracodawca zobowiązany jest uprzednio zgłosić krajową ofertę pracy, celem uzyskania tzw. informacji starosty. Procedura polega na tym, że lokalny powiatowy urząd pracy sprawdza, czy wśród figurujących w rejestrze bezrobotnych obywateli Polski (oraz niektórych kategorii cudzoziemców – np. absolwentów polskich uczelni), których kwalifikacje odpowiadają tym zawartym w zgłoszonej ofercie pracy, są chętni i gotowi do jej podjęcia. Jeśli urząd nie znajdzie w rejestrze odpowiednio wykwalifikowanych osób, urząd pracy wydaje informację starosty, w której stwierdza brak możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy na lokalnym rynku pracy.
Szybka ścieżka dla obywateli państw zza wschodniej granicy
Jeśli pracodawca z siedzibą w Polsce zamierza powierzyć pracę obywatelowi Armenii, Białorusi, Gruzji lub Mołdawii warto, aby rozważył alternatywną – względem wnioskowania o zezwolenie na pracę – „ścieżkę” zatrudnienia. Przemawia za tym krótszy czas oczekiwania na dokument oraz odformalizowanie całego procesu (nie potrzeba tu informacji starosty). Mowa tu o wpisie „Oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi” do rejestru oświadczeń w powiatowym urzędzie pracy.
Pamiętać przy tym należy, że każda zmiana warunków wykonywania pracy przez cudzoziemca, jak np.:
- zmiana stanowiska pracy (nie dotyczy sytuacji zmiany samej jego nazwy, przy zachowaniu identycznych obowiązków w jego ramach)
- zmiana wymiaru czasu pracy
- obniżenie wynagrodzenia
- zmiana miejsca wykonywania pracy
skutkować będzie koniecznością wystąpienia przez pracodawcę o wpis nowego oświadczenia do rejestru. Dopiero wówczas możliwe będzie wdrożenie planowanej zmiany warunków zatrudnienia w praktyce.
Zatrudnienie cudzoziemca w Polsce – szczególne uprawnienia dla obywateli Ukrainy
Aktualnie – na mocy tzw. specustawy ukraińskiej – obowiązują w Polsce odrębne, uproszczone zasady dotyczące powierzania zatrudnienia obywatelom Ukrainy. I to zarówno tym, którzy znaleźli schronienie w Polsce przed inwazją rosyjską po 24 lutego 2022 roku (dotyczy to także członków ich najbliższej rodziny, którzy sami obywatelami Ukrainy nie są), jak i wszystkich innych obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie (np. mieszkają tu od kilka lat).
Obowiązującą aktualnie procedurą jest wysłanie przez pracodawcę z siedzibą w Polsce „Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy” za pośrednictwem systemu teleinformatycznego praca.gov.pl, zawierającego opis warunków powierzanej pracy. Ma on na to 7 dni roboczych, licząc od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca. Jest to jedyny przypadek, gdy zalegalizowanie pracy następuje już po jej rozpoczęciu (a najwcześniej: w dniu jej rozpoczęcia). Zaletą wspomnianej procedury jest także fakt, że jest ona zwolniona z opłaty skarbowej.
Pamiętać należy, że uproszczona ścieżka legalizacji pracy beneficjentów specustawy ukraińskiej nie zwalnia pracodawcy z obowiązku weryfikacji ich statusu pobytowego. Niektórzy pracodawcy bazują tu wyłącznie na deklaracjach samych obywateli Ukrainy, badając czy przesłanki zawarte w specustawie są spełnione łącznie, tj. czy wjazd obywatela Ukrainy do Polski:
- nastąpił po 24 lutego 2022 r. oraz
- miał w związku z działaniami wojennymi oraz
- cudzoziemiec deklaruje zamiar pozostania na terytorium Polski
Przyjęła się praktyka, że „materialnym” potwierdzeniem legalności pobytu beneficjenta specustawy wojennej jest zaświadczenie z urzędu miasta (gminy) o nadaniu cudzoziemcowi numeru PESEL ze statusem „UKR”, co stanowi dowód na spełnienie przez niego obowiązku zarejestrowania swojego pobytu w Polsce. Status „UKR” może zostać jednak utracony lub cofnięty (na skutek opuszczenia Polski na okres przekraczający 30 dni, ale także np. w efekcie błędu systemowego). Dlatego też pracodawca winien wdrożyć – choć nie stanowi o tym żaden przepis – procedurę weryfikacji, czy beneficjent specustawy dalej posiada numer PESEL ze statusem „UKR”. W tym celu rekomendowane jest zażądanie od cudzoziemca okazania otwartego dokumentu elektronicznego diia.pl dostępnego w aplikacji mObywatel, którego aktywny status poświadcza aktualność numeru PESEL ze statusem „UKR”.
Jeśli zainteresował Cię powyższy wpis i chcesz wiedzieć więcej na poruszony w nim temat zapraszamy do współpracy z nami. Specjaliści z naszego działu Global Mobility & HR są do Twojej dyspozycji, skontaktuj się już dzisiaj i daj sobie pomóc. Legalizujemy pobyt i pracę cudzoziemców, oferujemy wsparcie prawne działów HR.