Regulamin antymobbingowy: co powinien zawierać i jak wdrożyć go w firmie?

Regulamin antymobbingowy określa, jak pracodawca zapobiega mobbingowi, przyjmuje zgłoszenia i wyjaśnia sprawy. Sam podpisany dokument nie wystarczy: liczy się to, czy pracownicy wiedzą, gdzie zgłosić problem, czy sprawę rozpatrują bezstronne osoby i czy firma rzeczywiście reaguje.

Opracowanie: CGO Mobility.

Stan prawny na 5 listopada 2026 r. Poradnik uwzględnia zmiany obowiązujące od tego dnia.

W tym poradniku

Regulamin antymobbingowy, polityka czy procedura antymobbingowa?

W praktyce te nazwy stosuje się zamiennie. Zwykle:

• polityka opisuje wartości i standardy zachowania, których firma oczekuje;
• procedura opisuje krok po kroku, jak zgłosić problem i jak sprawa jest wyjaśniana;
• regulamin to formalny akt wewnętrzny, przyjmowany w trybie określonym w Kodeksie pracy.

Z punktu widzenia przepisów nazwa ma mniejsze znaczenie niż treść i sposób przyjęcia dokumentu. Kodeks pracy wymaga ustalenia „reguł, procedur oraz częstotliwości działań” i wskazuje trzy miejsca, w których można to zrobić: regulamin pracy, układ zbiorowy pracy albo odrębny regulamin. Jeżeli pracodawca wyda odrębny regulamin, nie musi powielać tych zasad w regulaminie pracy.

Kodeks etyki, polityka równego traktowania czy procedura zgłoszeń sygnalistów mogą uzupełniać te zasady. Nie zastępują ich jednak automatycznie, bo mają inny zakres i inny tryb przyjęcia.

Przykłady standardów zachowania oraz dostosowanie dokumentów grupy opisuje poradnik o tym, jak przygotować politykę antymobbingową.

Kogo dotyczą obowiązki i kiedy trzeba dostosować dokumentację?

Pełne omówienie nowelizacji, w tym nowej definicji mobbingu, minimalnego zadośćuczynienia i zasad stosowania przepisów do wcześniejszych zachowań, znajdziesz w artykule Mobbing: nowe przepisy od 5 listopada 2026 i obowiązki pracodawcy.

Każdy pracodawca: obowiązek przeciwdziałania mobbingowi

Obowiązek przeciwdziałania mobbingowi, dyskryminacji i naruszaniu godności pracowników nie zależy od wielkości firmy. Przepisy obowiązujące od 5 listopada 2026 r. wymagają systematycznego przeciwdziałania mobbingowi i nierównemu traktowaniu poprzez działania obejmujące: zapobieganie, wykrywanie, właściwe reagowanie, działania naprawcze i wsparcie osób, których dotyczyło naruszenie.

Dlatego również firma zatrudniająca kilka osób potrzebuje ustalonego sposobu reagowania. Nie musi to być rozbudowany regulamin. Rozwiązania mogą być prostsze i dopasowane do skali organizacji, ale powinny obejmować profilaktykę, dostępny sposób zgłaszania problemów i rzeczywistą reakcję. Trzeba też przewidzieć, kto wyjaśni zgłoszenie dotyczące właściciela.

Pracodawca zatrudniający co najmniej 10 pracowników

Taki pracodawca ma obowiązek formalnie ustalić reguły, procedury i częstotliwość działań w trzech grupach zagadnień: przeciwdziałania naruszaniu godności i innych dóbr osobistych, nierównemu traktowaniu i dyskryminacji oraz mobbingowi. Próg odnosi się do liczby osób zatrudnionych w ramach stosunku pracy, a nie do liczby pełnych etatów. Pracownik zatrudniony na część etatu jest liczony jako jedna osoba. Stosunek pracy może wynikać również z powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę.

Wybór formy zależy od sytuacji firmy:

• Firma ma regulamin pracy. Może dopisać do niego wymagane zasady albo wydać odrębny regulamin.
• Firma nie ma regulaminu pracy. Co do zasady regulamin pracy wprowadza pracodawca zatrudniający co najmniej 50 pracowników, a przy zatrudnieniu od 20 do 49 osób — na wniosek zakładowej organizacji związkowej. Ustawa przewiduje wyjątek, gdy odpowiedni zakres reguluje układ zbiorowy pracy. Wiele firm zatrudniających od 10 do 49 osób go nie ma i wtedy najprostszym rozwiązaniem jest odrębny regulamin.
• Firma jest objęta układem zbiorowym. Jeżeli układ reguluje te kwestie, odrębny regulamin nie jest potrzebny.

Odrębny regulamin uzgadnia się z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeśli ich nie ma, z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Jeżeli w ciągu 30 dni od przedstawienia projektu nie dojdzie do uzgodnienia, pracodawca ustala treść sam, uwzględniając ustalenia z dotychczasowych rozmów.

Regulamin antymobbingowy. Termin dostosowania

Przepisy wchodzące w życie 5 listopada 2026 r. przewidują 6 miesięcy na dostosowanie regulaminu pracy albo wydanie odrębnego regulaminu, czyli termin do 5 maja 2027 r. Warto uwzględnić, że regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od podania go do wiadomości pracowników, a do odrębnego regulaminu stosuje się ten przepis odpowiednio. Do tego dochodzi czas na uzgodnienia.

Termin dostosowania dotyczy dokumentów, nie reagowania. Zgłoszenie, które wpłynie przed 5 maja 2027 r., trzeba rozpatrzyć tak samo rzetelnie. Przepis przejściowy obejmuje również wielokrotne naruszenie zasady równego traktowania oraz uporczywe nękanie, które rozpoczęły się przed 5 listopada 2026 r. i trwały po tej dacie.

Firma, która ma już procedurę

Istniejący dokument trzeba sprawdzić, a nie tylko zachować. Najczęściej wymaga aktualizacji, gdy:

• dotyczy tylko mobbingu, a pomija dyskryminację i naruszanie godności;
• powtarza dawną definicję mobbingu, w której pojawiało się długotrwałe nękanie;
• nie określa częstotliwości działań zapobiegawczych;
• został przyjęty bez uzgodnień wymaganych dla wybranej formy.

Jeżeli firma potrzebuje oceny dokumentów i projektu zmian, sprawdź audyt i aktualizację procedur antymobbingowych w CGO Mobility.

Regulamin antymobbingowy a odpowiedzialność pracodawcy

W świetle zmian wchodzących w życie 5 listopada 2026 r. pracownik, który doznał mobbingu, może dochodzić od pracodawcy zadośćuczynienia nie niższego niż sześciokrotność minimalnego wynagrodzenia za pracę albo odszkodowania. Pracodawca, który wypłaci świadczenie, może dochodzić wyrównania poniesionej szkody od osoby, od której pochodziły zachowania, w zakresie zależnym od stopnia winy tej osoby i pracodawcy. Regulamin nie wyłącza tej odpowiedzialności. Pokazuje natomiast, jak pracodawca wykonuje swoje obowiązki, pod warunkiem że jest stosowany.

Co powinien zawierać regulamin antymobbingowy?

Kodeks pracy wymaga ustalenia reguł, procedur i częstotliwości działań, ale nie podaje listy obowiązkowych zapisów. Tabela pokazuje rekomendowane elementy dokumentu, opracowane z uwzględnieniem przepisów i wskazówek PIP. Nie jest zamkniętą listą obowiązkowych paragrafów. Szczegółowe rozwiązania trzeba dopasować do pracodawcy.

Jakie załączniki ułatwiają stosowanie regulaminu?

Załączniki pomagają przełożyć zasady na czynności wykonywane przez pracowników i osoby prowadzące sprawę. Ich zakres zależy od przyjętego modelu; nie każdy z poniższych formularzy jest odrębnym wymogiem ustawowym.

Objęcie standardami firmy także współpracowników B2B lub zleceniobiorców wymaga jasnego określenia zakresu i podstaw stosowania zasad. Nie oznacza automatycznego zrównania ich statusu z pracownikiem ani przyznania identycznych roszczeń z Kodeksu pracy.

Jak ustalić częstotliwość działań zapobiegawczych?

Ogólne zapewnienie, że firma reaguje „w razie potrzeby”, nie opisuje całego systemu profilaktyki. Regulacje powinny wskazywać, jakie działania są powtarzane, kto za nie odpowiada i w jaki sposób pracodawca sprawdza ich wykonanie.

Poniższy harmonogram jest przykładem organizacyjnym do dopasowania. Nie oznacza ustawowego obowiązku prowadzenia szkoleń co sześć lub dwanaście miesięcy.

Częstotliwość należy dobrać do ryzyka, wielkości i sposobu pracy organizacji. Raz ustalony harmonogram trzeba rzeczywiście wykonywać i aktualizować, jeśli okazuje się nieskuteczny.

Jak przyjmować i wyjaśniać zgłoszenia?

Kodeks pracy nie określa jednego, szczegółowego modelu wewnętrznego postępowania antymobbingowego ani uniwersalnego terminu jego zakończenia. Należy uwzględnić obowiązującą procedurę oraz inne przepisy mające zastosowanie do danej sprawy. Logiczny schemat wygląda zwykle tak:

1. Przyjęcie zgłoszenia i potwierdzenie jego otrzymania.
2. Wstępna ocena: czy sprawa mieści się w procedurze, kogo wyłączyć z powodu konfliktu interesów i czy potrzebne są działania tymczasowe, np. zmiana organizacji pracy.
3. Wyznaczenie osób prowadzących wyjaśnienia.
4. Czynności: wysłuchanie stron i świadków, analiza dokumentów.
5. Ustalenia i rekomendacje dla pracodawcy.
6. Decyzja pracodawcy, działania naprawcze i informacja dla stron.

Zgłoszenie nie jest jeszcze potwierdzeniem mobbingu

Po nowelizacji mobbing oznacza zachowania polegające na uporczywym nękaniu pracownika. Uporczywość to nękanie powtarzalne, nawracające lub stałe. Zachowania incydentalne nie są mobbingiem, a uzasadniona krytyka wyrażona we właściwej formie nie może zostać uznana za mobbing. Przepisy przesądzają, że zachowanie może być mobbingiem, choćby jego celem nie było uporczywe nękanie. Nadal jednak trzeba ustalić, jakie zachowania faktycznie wystąpiły. Dlatego postępowanie zaczyna się od faktów, a nie od kwalifikacji.

Reakcja potrzebna jest także poza definicją mobbingu

Pojedynczy incydent nie jest mobbingiem, ale może naruszać godność pracownika albo zasadę równego traktowania. Pracodawca ma obowiązek przeciwdziałać również takim zachowaniom. Ustalenie, że coś nie spełnia definicji mobbingu, nie zamyka więc sprawy.

Poufność to nie bezwarunkowa anonimowość

Procedura powinna ograniczać krąg osób, które znają szczegóły sprawy. Nie powinna obiecywać bezwarunkowego zachowania tożsamości zgłaszającego w tajemnicy. Wyjaśnienie sprawy zwykle wymaga przedstawienia zarzutów osobie, której dotyczą, a niektóre informacje mogą trafić do uprawnionych organów.

Osoba objęta zarzutami nie rozstrzyga własnej sprawy

Dotyczy to także przełożonych, dyrektora HR i członków zarządu. Na takie przypadki procedura powinna przewidywać ścieżkę alternatywną, np. przekazanie sprawy innemu członkowi zarządu lub podmiotowi zewnętrznemu.

Kanał antymobbingowy a procedura sygnalistów

Procedura zgłoszeń wewnętrznych przyjęta na podstawie ustawy o ochronie sygnalistów ma własny zakres, tryb przyjęcia i wymagania. Nie należy zakładać, że obejmuje zgłoszenia mobbingu ani że kanał antymobbingowy spełnia wymogi tamtej ustawy. Jeżeli firma chce korzystać z jednego kanału dla obu celów, trzeba to świadomie zaprojektować.

Komisja to jeden z modeli

Przepisy nie nakładają obowiązku powołania komisji antymobbingowej. Wyjaśnienia może prowadzić komisja, wyznaczona osoba albo podmiot zewnętrzny. Wybór zależy od wielkości firmy i tego, czy wewnątrz organizacji da się zapewnić bezstronny skład.

Jak wdrożyć regulamin, żeby działał w praktyce?

1. Przegląd obecnych dokumentów i sposobu reagowania. Sprawdź nie tylko regulamin pracy, ale też to, jak w ostatnich latach faktycznie obsługiwano skargi.
2. Dopasowanie procedury do struktury firmy. Liczba lokalizacji, praca zmianowa, zespoły zdalne i cudzoziemcy wpływają na to, jakie kanały i osoby kontaktowe mają sens.
3. Właściwy tryb przyjęcia. Ustal, czy zmieniasz regulamin pracy, czy wydajesz odrębny regulamin, i z kim trzeba uzgodnić treść.
4. Zakomunikowanie zasad. Podanie regulaminu do wiadomości pracowników uruchamia termin jego wejścia w życie. Nowe osoby trzeba zapoznać z zasadami przed dopuszczeniem do pracy.
5. Przygotowanie menedżerów i osób obsługujących zgłoszenia. To one najczęściej słyszą o problemie jako pierwsze.
6. Sprawdzenie dostępności kanałów. Wyślij próbne zgłoszenie i sprawdź, czy trafia do właściwej osoby, także pod jej nieobecność.
7. Dokumentowanie działań i przeglądy. Zapisuj szkolenia, komunikaty i przeglądy procedury, a po każdej sprawie sprawdź, czy procedura zadziałała.

Potwierdzenie zapoznania się z regulaminem dokumentuje jeden z etapów wdrożenia. Samo w sobie nie dowodzi, że kanały zgłoszeń są dostępne, sprawy są rzetelnie wyjaśniane, a profilaktyka jest prowadzona.

Regulamin antymobbingowy. Dwa przykłady zastosowania

Poniższe przykłady są modelowe. Nie opisują spraw prowadzonych przez CGO Mobility.

Przykład A: mała firma, zgłoszenie dotyczy właściciela

Firma zatrudnia 8 osób, a właściciel jest jednocześnie bezpośrednim przełożonym wszystkich pracowników. Firma nie musi mieć regulaminu z art. 94³ᵃ Kodeksu pracy, ale musi przeciwdziałać mobbingowi. Jeżeli pracownica zgłosi zachowania właściciela, należy zapewnić możliwość bezstronnego wyjaśnienia sprawy, zamiast opierać ustalenia wyłącznie na ocenie właściciela. Rozwiązaniem może być wcześniejsze wskazanie osoby zewnętrznej, która przyjmie zgłoszenie i przeprowadzi wyjaśnienia. Decyzje kadrowe dotyczące uczestników należy oceniać pod kątem ryzyka odwetu i dokumentować ich przyczyny; pomocna może być niezależna konsultacja. Nie oznacza to automatycznego wstrzymania wszystkich decyzji, w tym działań ochronnych.

Przykład B: większa organizacja z nieaktualnym regulaminem

Spółka zatrudnia 180 osób i od kilku lat ma regulamin antymobbingowy. Wskazana w nim osoba kontaktowa nie pracuje już w firmie, a jedynym kanałem jest adres działu HR. Zgłoszenie dotyczy dyrektora HR. Taki regulamin formalnie istnieje, ale w tej sprawie nie działa. Potrzebna jest aktualizacja: osoby wskazane funkcjami, ścieżka alternatywna poza HR, rozszerzenie zakresu o dyskryminację i naruszanie godności, a następnie informacja dla pracowników i szkolenie osób obsługujących zgłoszenia.

Checklista do przeglądu procedury antymobbingowej

Zaznacz przy każdym pytaniu „tak”, „nie” albo „do sprawdzenia”. Checklistę można wydrukować i wykorzystać podczas rozmowy z HR lub zarządem. Pomaga wskazać obszary do weryfikacji; nie zastępuje oceny prawnej i nie jest certyfikatem zgodności.

Odpowiedź „nie” wskazuje potencjalną lukę do oceny, a „do sprawdzenia” — obszar wymagający weryfikacji. Nie wszystkie pytania odnoszą się do odrębnego obowiązku ustawowego; część dotyczy rekomendowanej organizacji działań.

Regulamin antymobbingowy – najczęstsze pytania

Od czego zacząć przegląd regulaminu

Regulamin antymobbingowy działa tylko wtedy, gdy dokument, dostępne kanały zgłoszeń, przygotowani ludzie i rzeczywista reakcja tworzą jedną całość. Przegląd warto zacząć od aktualnych dokumentów i sprawdzenia, kto faktycznie odbiera zgłoszenia. Następnie trzeba zaplanować poprawki, właściwy tryb ich przyjęcia i przekazanie zasad pracownikom.

Źródła i podstawy prawne

• Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie Kodeksu pracy oraz Kodeksu postępowania cywilnego — Dz.U. 2026 poz. 1046.
• Kodeks pracy — tekst udostępniony w ELI, w szczególności art. 2, art. 104–104³ oraz przepisy dotyczące mobbingu i równego traktowania, z uwzględnieniem dat wejścia zmian w życie.
• Państwowa Inspekcja Pracy — jak nowelizacja wpływa na przepisy dotyczące mobbingu.
• Serwis Służby Cywilnej — nowe przepisy o mobbingu.
• Ustawa o ochronie sygnalistów — Dz.U. 2024 poz. 928.