Delegowanie pracowników

Delegowanie pracowników
Karolina Gradowska-Kania

Karolina Gradowska-Kania

Adwokat / Szefowa działu Mobility & HR

Delegowanie pracowników za granicę to proces, w którym przedsiębiorca wysyła jednego lub więcej pracowników do innego kraju w celu wykonania tam określonych zadań zawodowych. W obrębie Unii Europejskiej, ten proces jest regulowany przez szereg dyrektyw, które mają na celu zapewnienie jednolitych standardów i ochrony dla pracowników.

W dalszej części artykułu zostaną przedstawione kluczowe aspekty delegowania pracowników:

  1. Definicja delegowania – Omówienie, na czym dokładnie polega proces delegowania pracowników do pracy za granicą.
  2. Uprawnienie do delegowania – Kto może delegować pracowników i na jakich zasadach?
  3. Status pracownika delegowanego – Jakie prawa i obowiązki mają pracownicy delegowani do pracy za granicą? Jakie różnice występują w przypadku cudzoziemców pracujących w Polsce?
  4. Okres delegowania – Jakie są maksymalne okresy delegowania, jakie warunki obowiązują pracodawcę w różnych okresach delegowania, oraz jakie są zasady przedłużania tego okresu.
  5. Warunki zatrudnienia w zależności od okresu delegowania – Różnice w warunkach zatrudnienia w przypadku krótko- i długoterminowego delegowania, w tym kwestie wynagrodzenia, zwrotów kosztów, warunków pracy, praw pracowników i wiele innych.

Celem tego artykułu jest zapewnienie czytelnikowi jasnego i zrozumiałego przewodnika po procesie delegowania pracowników za granicę, z uwzględnieniem najważniejszych aspektów prawnych i praktycznych tego zagadnienia.

Delegowanie pracowników za granicę

Delegowanie pracowników – podsumowanie najważniejszych informacji

KategoriaOpis
Definicja delegowaniaProces, w którym przedsiębiorca wysyła pracowników do innego kraju w celu wykonania określonych zadań zawodowych.
Uprawnienie do delegowaniaPrzedsiębiorcy z siedzibą lub stałym miejscem działalności w Polsce, którzy zatrudniają pracowników.
Dyrektywy UEDyrektywa 96/71/WE, Dyrektywa 2014/67/UE, Dyrektywa (UE) 2018/957 regulują proces delegowania pracowników w ramach Unii Europejskiej.
Status pracownika delegowanegoPracownik, który spełnia warunki zatrudnienia w Polsce i został czasowo skierowany do pracy za granicą.
Okres delegowaniaDwa przedziały czasowe: krótkoterminowe do 12 miesięcy i długoterminowe powyżej 12 miesięcy, z możliwością przedłużenia do 18 miesięcy.
Warunki zatrudnienia w okresie delegowaniaPracownikowi delegowanemu przysługują warunki zatrudnienia zgodne z przepisami kraju, do którego jest delegowany, w tym wynagrodzenie i warunki pracy.
Delegowanie cudzoziemców spoza UECudzoziemcy muszą spełniać dodatkowe wymogi, takie jak posiadanie wizy oraz legalny pobyt w Polsce, aby mogli być delegowani do pracy w innym kraju UE.
Obowiązki pracodawcy delegującegoInformowanie agencji pracy tymczasowej o zamiarze delegowania, zapewnienie odpowiednich warunków pracy, przestrzeganie przepisów prawa kraju, do którego delegowany jest pracownik.
Przedłużenie okresu delegowaniaPrzedłużenie możliwe do 18 miesięcy, wymaga pisemnego powiadomienia pracodawcy o podstawie dalszego delegowania przed upływem 12 miesięcy.
Wynagrodzenie pracownika delegowanegoWynagrodzenie powinno być równoważne z wynagrodzeniem lokalnych pracowników na podobnych stanowiskach w kraju przyjmującym.
Specjalne przepisy ochronnePrzepisy dotyczące ochrony grup szczególnie wrażliwych, takich jak kobiety w ciąży i osoby poniżej 18. roku życia.
Równe traktowanie i przeciwdziałanie dyskryminacjiPracownicy delegowani mają prawo do równego traktowania i ochrony przed dyskryminacją w kraju przyjmującym.
Delegowanie przez agencję pracy tymczasowejPracownik delegowany przez agencję musi być traktowany na równi z lokalnymi pracownikami pod względem warunków zatrudnienia.
Dokumenty wymagane przy delegowaniuZezwolenie na pracę, ubezpieczenie zdrowotne oraz inne dokumenty związane z legalnością pobytu i pracy.
Konsekwencje naruszenia przepisówSankcje prawne, w tym grzywny i zakaz delegowania pracowników w przyszłości.
Delegowanie pracowników – podsumowanie najważniejszych informacji

Delegowanie pracowników – podstawy prawne

Zanim przejdziemy do szczegółów dotyczących tego procesu, warto zacząć od podstaw – czym jest delegowanie i jakie akty prawne je regulują?

Unia Europejska wprowadziła trzy kluczowe dyrektywy w celu regulowania procesu delegowania pracowników:

  1. Dyrektywa 96/71/WE dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia usług,
  2. Dyrektywa 2014/67/UE w sprawie egzekwowania wcześniejszej dyrektywy,
  3. Dyrektywa (UE) 2018/957 zmieniająca dyrektywę 96/71/WE.

Dyrektywy te mają na celu stworzenie spójnego ramy prawnego dla pracowników delegowanych, zapewniając jednocześnie ochronę ich praw oraz stawiając pewne wymagania przed pracodawcami.

Delegowanie pracowników. Podstawa delegowania pracownika do pracy za granicą

Delegowanie pracownika do pracy za granicą do innego państwa w obrębie UE regulują trzy dyrektywny unijne:

  • dyrektywa PE i Rady UE 96/71/WE z 16 grudnia 1996 roku dotycząca delegowania pracowników w ramach świadczenia pracy,
  • dyrektywa 2014/67/UE w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług
  • dyrektywa (UE) 2018/957 zmieniająca dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

Ich celem jest ujednolicenie przepisów związanych ze świadczeniem pracy i ochrona pracowników. Dyrektywy nakładają też obowiązki na pracodawców oraz przyczyniają się do promocji zatrudnienia w innych państwach. Należy zauważyć, że delegowanie obywateli spoza UE odbywa się analogicznie do procesu obowiązującego obywateli UE.

Delegowanie pracowników do pracy za granicą - ręce
Delegowanie pracowników

Na czym polega delegowanie pracowników za granicę?

Delegowanie pracowników do pracy za granicą, w ramach świadczenia usług, polega na skierowaniu pracownika, na pewien czasookres, do wykonywania pracy na terytorium innego państwa UE, Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG) lub Szwajcarii. Do Państw EOG należą: państwa członkowskie UE oraz Norwegia, Islandia i Liechtenstein.

Uprawnienie do delegowania pracownika do pracy za granicą przysługuje przedsiębiorcom, którzy:

  • mają siedzibę lub stałe miejsce wykonywania działalności w Polsce,
  • zatrudniają pracowników.

Powyższy tryb ma zastosowanie do sytuacji obejmujących:

  • realizację umowy pomiędzy przedsiębiorstwem mającym siedzibę w Polsce a firmą zagraniczną,
  • przegrupowania pracownicze w ramach oddziału lub przedsiębiorstwa należącego do grupy przedsiębiorstw na terytorium innego państwa,
  • kierowania pracowników zarejestrowanych w agencji pracy tymczasowej do pracy do innego państwa UE, EOG czy Szwajcarii,
  • kierowania pracowników zarejestrowanych w agencji pracy tymczasowej do pracy do innego państwa UE, EOG lub Szwajcarii i następnie delegowania ich stamtąd do innego państwa z któregoś z powyższych obszarów.

Pracodawca użytkownik zamierzający delegować pracowników do pracy za granicą ma obowiązek poinformować o tym wcześniej agencję pracy tymczasowej.

Status pracownika delegowanego do pracy za granicą

Pracownikiem delegowanym do pracy za granicą jest osoba, która spełnia następujące warunki:

  • jest zatrudniona i wykonuje stale pracę w Polsce,
  • została delegowana z Polski, w ramach świadczonych usług, na pewien okres do pracy na terenie UE, EOG lub Szwajcarii,
  • została delegowana przez pracodawcę.

Status prawny pracownika determinuje prawo państwa oddelegowania. Dopuszczalne jest delegowanie do pracy za granicą cudzoziemca, jeśli przebywa i stale pracuje w Polsce, a jego pobyt jest legalny. Proces delegowania odbywa się na tych samych zasadach, co pracownika polskiego.

Trzeba jednak sprawdzić, czy przepisy państwa, do którego jest oddelegowywany cudzoziemiec, przewidują szczególne wymogi związane z zatrudnianiem cudzoziemców, np. wizę.

Delegowanie pracowników do Polski - długopis

Okres delegowania pracownika do pracy za granicą

Delegowanie pracownika do pracy za granicą ma charakter tymczasowy. Przyjęty okres delegowania determinuje rodzaj warunków, do których zapewnienia zobowiązany jest pracodawca. Ustawodawca wyróżnił dwa przedziały czasowe delegowania pracownika:

  • krótkoterminowe – nieprzekraczające 12 miesięcy,
  • długoterminowe – powyżej 12 miesięcy.

Pracodawca ma możliwość przedłużenia okresu delegowania na okres nieprzekraczający 18 miesięcy. W tym celu musi złożyć na piśmie powiadomienie, określając jednocześnie podstawę dalszego delegowania.

Powiadomienie to pracodawca powinien złożyć przed upływem 12 miesięcy delegowania. Co do zasady państwo, w którym pracownik tymczasowo pracuje, wymaga umotywowania przedłużenia delegowania, jednak nie może podważyć jego zasadności.

Dzieje się tak dlatego, że przedłużenie to obowiązek informacyjny pracodawcy, a nie oddzielny wniosek o zezwolenie na przedłużenie delegowania. W okresie przedłużenia delegowania pracodawca delegujący powinien zapewnić warunki zatrudnienia przewidziane do delegowania krótkoterminowego.

Niezależnie od okresu delegowania pracownikowi delegowanemu do pracy za granicą przysługuje wynagrodzenie od pierwszego dnia delegowania. Obejmuje wszystkie składniki wynagrodzenia, jakie przysługiwałoby lokalnemu pracownikowi wykonującemu pracę w tej samej branży i lokalizacji. Chodzi o podstawę naliczania świadczenia oraz jego składniki, a nie konkretną kwotę.

Delegowanie pracowników - zegarek

Delegowanie pracowników. Jak wygląda delegowanie krótkoterminowe?

Pracownik delegowany do pracy za granicą będzie podlegać prawu państwa, w którym ma świadczyć pracę, jeśli są one dla niego korzystniejsze. Dotyczy to:

  • podstawowych zasad wynagrodzenia, określonych w ustawie krajowej oraz powszechnie stosowanych umowach,
  • ewentualnych zwrotów kosztów podróży, wyżywienia i zakwaterowania w państwie świadczenia pracy w okresie delegowania,
  • maksymalnych okresów pracy,
  • zasad wypoczynku,
  • warunków BHP,
  • przepisów dotyczących zatrudnienia przez agencję pracy tymczasowej,
  • zasad zatrudniania kobiet w ciąży oraz osób poniżej 18. roku życia,
  • zasad równego traktowania oraz przeciwdziałania dyskryminacji,
  • ewentualnego zakwaterowania (gdy zapewnienie leży po stronie pracodawcy).

Delegowanie pracowników. Jak wygląda delegowanie długoterminowe?

W przypadku dłuższego okresu delegowania pracownika do pracy za granicą, konieczne jest zagwarantowanie mu wszystkich warunków zatrudnienia przewidzianych przez ustawodawstwo lub powszechnie stosowane umowy zbiorowe kraju przyjmującego, poza regulacjami odnoszącymi się do:

  • procedury i warunków zawierania oraz rozwiązywania umowy o pracę,
  • klauzul o zakazie konkurencji,
  • przepisów uzupełniających pracownicze plany kapitałowe.
Delegowanie pracowników - karty kredytowe

Delegowanie pracowników do Polski

Delegowanie pracowników przez pracodawcę zagranicznego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej

Jak wskazano delegowanie pracowników uregulowane zostało m.in. w ustawie o cudzoziemcach. Art. 140 ww. ustawy porusza kwestię udzielenia zezwolenia na pobyt czasowy w celu wykonywania pracy przez cudzoziemca delegowanego przez pracodawcę zagranicznego do pracy w Polsce. Zgodnie z tym przepisem zezwolenie na pracę udzielane jest cudzoziemcowi, jeżeli:

  • posiada zezwolenie na pracę w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 roku o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy albo pisemne oświadczenie pracodawcy o zamiarze powierzenia mu pracy, jeżeli zezwolenie na pracę nie jest wymagane,
  • posiada ubezpieczenie zdrowotne w rozumieniu ustawy z dnia 27 sierpnia 2004 roku o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych lub potwierdzenie pokrycia przez ubezpieczyciela kosztów leczenia cudzoziemca na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej,
  • posiada źródło stabilnego i regularnego dochodu wystarczającego na pokrycie kosztów utrzymania siebie i członków rodziny pozostających na jego utrzymaniu,
  • ma zapewnione na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej miejsce zamieszkania.

Należy pamiętać, że wysokość miesięcznego dochodu cudzoziemca powinna być wyższa niż wysokość dochodu uprawniającego do świadczeń pieniężnych z pomocy społecznej określonych w ustawie z dnia 12 marca 2004 roku o pomocy społecznej, w odniesieniu do cudzoziemca oraz każdego członka rodziny pozostającego na jego utrzymaniu.

Delegowanie pracowników - monitor

Delegowanie pracowników do Polski w ramach świadczenia usług

Zasady i obowiązki pracodawców w zakresie delegowania pracowników do Polski w ramach świadczenia usług reguluje z kolei ustawa z dnia 2 czerwca 2016 roku.

W myśl tej ustawy delegowanie to sytuacja, w której przedsiębiorstwo z siedzibą w kraju członkowskim Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo Szwajcarii świadczy usługi poza granicami tego kraju i kieruje swoich pracowników do czasowego wykonywania pracy w miejscu świadczenia tych usług, w innym z wyżej wymienionych państw.

Jednak nie każdy przyjazd pracownika do Polski z innego kraju UE w celu wykonania określonego zadania służbowego będzie kwalifikowany jako delegowanie w ramach świadczenia usług. Muszą zostać bowiem spełnione określone warunki, dotyczące zarówno pracodawcy zagranicznego, jak i pracownika skierowanego do wykonywania pracy w Polsce.

Delegowanie pracowników. Delegujący pracodawca

Za pracodawcę delegującego pracownika na terytorium Polski może być uznany pracodawca zagraniczny, który ma siedzibę i prowadzi znaczną działalność gospodarczą w innym państwie członkowskim, z którego kieruje tymczasowo pracownika do wykonywania pracy na terytorium Polski:

  • w związku z realizacją umowy zawartej przez tego pracodawcę z podmiotem prowadzącym działalność na terytorium Polski,
  • w oddziale lub przedsiębiorstwie należącym do grupy przedsiębiorstw, do której należy ten pracodawca, prowadzącym działalność na terytorium Polski,
  • jako agencja pracy tymczasowej lub agencja wynajmująca personel kierująca pracownika do pracodawcy użytkownika w Polsce.
Delegowanie pracowników - szuflada
Delegowanie pracowników

Delegowanie pracowników. Delegowany pracownik

Z kolei pracownik delegowany na terytorium Polski to pracownik zatrudniony w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo w Szwajcarii i tymczasowo skierowany do pracy w Polsce przez pracodawcę delegującego:

  • w celu realizacji umowy zawartej przez pracodawcę delegującego z kontrahentem (w ramach usług świadczonych przez tego pracodawcę w Polsce), którą wykonuje na własny rachunek, przez swoich pracowników, pozostających pod jego kierownictwem przez cały okres świadczenia pracy za granicą,
  • do zakładu lub przedsiębiorstwa w Polsce, należącego do grupy przedsiębiorstw, do której należy także przedsiębiorca delegujący,
  • w ramach pracy tymczasowej,
  • na rzecz polskiego pracodawcy użytkownika lub
  • w ramach usług świadczonych przez zagranicznego pracodawcę użytkownika na rzecz polskiego kontrahenta, które pracodawca użytkownik realizuje na terenie Polski z wykorzystaniem osób skierowanych do niego przez agencję pracy tymczasowej lub agencję wynajmującą personel z siedzibą w tym samym lub innym państwie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo w Szwajcarii.

Pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski w okresie 12 miesięcy delegowania ma obowiązek zapewnić pracownikowi delegowanemu warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż obowiązujące w Polsce w minimalnym zakresie wynikającym z Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracodawców i pracowników.

Jesteś pracodawcą i rozważasz zatrudnienie cudzoziemca? Nie wiesz, czy należy wystąpić z wnioskiem o zezwolenie na pracę, czy o zezwolenie na pobyt czasowySkontaktuj się z nami. Nasi specjaliści udzielą odpowiedzi na te i inne pytania. Pomożemy Ci w prawidłowym złożeniu wniosku i sprawnym przeprowadzeniu procedury uzyskania zezwolenia oraz kompleksowej obsłudze cudzoziemców.

Delegowanie pracowników w pytaniach i odpowiedziach

Czym jest delegowanie pracowników za granicę?

Delegowanie pracowników za granicę to proces, w którym przedsiębiorca wysyła pracowników do innego kraju w celu wykonania określonych zadań zawodowych.

Jakie są główne dyrektywy UE regulujące delegowanie pracowników?

Dyrektywa 96/71/WE, Dyrektywa 2014/67/UE oraz Dyrektywa (UE) 2018/957.

Kto może delegować pracowników do pracy za granicą?

Przedsiębiorcy z siedzibą lub stałym miejscem działalności w Polsce, którzy zatrudniają pracowników.

Jak długo może trwać delegowanie pracowników za granicę?

Istnieją dwa okresy: krótkoterminowy do 12 miesięcy i długoterminowy powyżej 12 miesięcy.

Czy możliwe jest przedłużenie okresu delegowania?

Tak, pracodawca może przedłużyć delegowanie na okres nieprzekraczający łącznie 18 miesięcy.

Jakie prawa ma pracownik delegowany za granicę?

Pracownik delegowany ma prawa zgodne z prawem kraju, w którym tymczasowo pracuje, w tym dotyczące wynagrodzenia, warunków pracy i zwrotów kosztów.

Czy pracownik spoza UE może być delegowany do pracy za granicą?

Tak, jednak musi spełniać określone wymogi prawne, takie jak posiadanie odpowiedniej wizy i legalny pobyt w Polsce.

Jakie są obowiązki pracodawcy delegującego pracowników?

Informowanie agencji pracy tymczasowej o zamiarze delegowania, zapewnienie odpowiednich warunków pracy oraz przestrzeganie przepisów prawa państwa, w którym pracownik będzie delegowany.

Czy pracownik delegowany otrzymuje to samo wynagrodzenie co lokalni pracownicy?

Wynagrodzenie pracownika delegowanego powinno być równoważne z tym, które otrzymywałby lokalny pracownik w tej samej branży i lokalizacji.

Jakie są zasady dotyczące zatrudnienia pracowników delegowanych przez agencję pracy tymczasowej?

Pracownik delegowany przez agencję pracy tymczasowej musi być traktowany na równi z pracownikami przyjmującego kraju w zakresie warunków zatrudnienia.

Jakie dokumenty są wymagane przy delegowaniu pracownika za granicę?

Wymagane dokumenty mogą obejmować zezwolenie na pracę, ubezpieczenie zdrowotne oraz inne dokumenty związane z legalnością pobytu i pracy.

Jakie składniki wynagrodzenia obejmuje delegowanie pracownika?

Wynagrodzenie powinno zawierać wszystkie składniki przysługujące pracownikowi, takie jak podstawa wynagrodzenia oraz dodatki.

Czy istnieją specjalne przepisy dotyczące zatrudniania kobiet w ciąży i osób niepełnoletnich w ramach delegowania?

Tak, są specjalne przepisy ochronne dotyczące grup wymagających szczególnej ochrony, w tym kobiet w ciąży i osób poniżej 18. roku życia.

Co się dzieje, gdy warunki pracy w kraju delegowania są korzystniejsze od polskich przepisów?

Pracownik delegowany ma prawo do korzystania z korzystniejszych warunków pracy, zgodnie z prawem kraju, w którym jest delegowany.

Czy pracownik delegowany za granicę musi znać język kraju, do którego jest delegowany?

Nie jest to wymóg prawny, ale znajomość języka może być niezbędna dla skutecznego wykonywania zadań zawodowych.

Jakie są zasady równego traktowania i przeciwdziałania dyskryminacji w kontekście delegowania pracowników?

Pracownicy delegowani mają prawo do równego traktowania bez względu na narodowość czy inne czynniki, zgodnie z prawem kraju przyjmującego.

Jakie przepisy regulują delegowanie pracowników do Polski?

Delegowanie pracowników do Polski reguluje ustawa o cudzoziemcach oraz inne przepisy dotyczące zatrudnienia i pracy tymczasowej.

Czy pracodawca delegujący musi mieć siedzibę w UE?

Aby delegowanie pracowników do innych krajów UE było możliwe, pracodawca musi mieć siedzibę i prowadzić znaczącą działalność gospodarczą w jednym z krajów członkowskich.

Jakie są konsekwencje naruszenia przepisów dotyczących delegowania pracowników?

Naruszenie przepisów może skutkować sankcjami prawnymi, w tym grzywnami i zakazem delegowania pracowników w przyszłości.

Gdzie szukać dodatkowych informacji na temat delegowania pracowników za granicę?

Dodatkowe informacje można znaleźć na stronach instytucji UE, krajowych ministerstw pracy oraz u konsultantów specjalizujących się w prawie pracy.

Wyróżniony ekspert

Karolina Gradowska-Kania

Karolina Gradowska-Kania

Adwokat / Szefowa działu Mobility & HR