Zaświadczenie A1 odgrywa kluczową rolę dla osób przenoszących się zawodowo w obrębie Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego czy Szwajcarii.
Jest to oficjalne potwierdzenie, że dana osoba podlega regulacjom związanym z zabezpieczeniem społecznym (obejmującym ubezpieczenia społeczne oraz zdrowotne) w określonym kraju członkowskim.
Zaświadczenie A1 ma moc wiążącą dla instytucji zabezpieczenia społecznego kraju, w którym praca jest realizowana. W praktyce oznacza to, że jest uznawane przez odpowiedniki ZUS lub odpowiednie ministerstwa zajmujące się zabezpieczeniem społecznym w danym kraju.
Wielu pracowników pragnących podjąć pracę poza granicami Polski, ale w ramach UE, często zastanawia się nad znaczeniem i koniecznością posiadania tego dokumentu. Ważne jest zrozumienie jego istotności, gdyż brak zaświadczenia A1 może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych. W naszym artykule staramy się przybliżyć jego znaczenie oraz odpowiedzieć na najczęściej pojawiające się pytania.
Zaświadczenie A1 w skrócie
- Co potwierdza: że pracownik lub przedsiębiorca pracujący w innym państwie UE, EOG lub w Szwajcarii nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych i składki są opłacane w Polsce.
- Kto wydaje: Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS); osoby ubezpieczone w KRUS składają wniosek do KRUS.
- Kiedy jest potrzebne: przy delegowaniu pracownika do innego państwa, przy pracy w dwóch lub więcej państwach oraz przy czasowym przeniesieniu działalności gospodarczej za granicę.
- Jak złożyć wniosek: elektronicznie przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS (PUE/eZUS) albo w placówce ZUS; rodzaj formularza zależy od sytuacji (tabela poniżej).
Zaświadczenie A1. Zasada dotycząca ubezpieczenia społecznego pracownika
Zgodnie z obowiązującą zasadą, pracownik może podlegać tylko jednemu prawodawstwu w zakresie ubezpieczenia społecznego. Dlatego co do zasady powinien podlegać ubezpieczeniu społecznemu w państwie świadczenia pracy. Jednocześnie ustawodawca dopuszcza możliwość odprowadzania składek z tego tytułu w Polsce w czasie tymczasowego wykonywania pracy za granicą, niezależnie od okresu delegowania pracownika. Jak to zrobić?
Wydanie zaświadczenia A1 w związku z delegowaniem pracowników za granicę
Dokumentem potrzebnym pracownikowi, który reguluje kwestie ubezpieczenia społecznego, jest zaświadczenie A1. Do jego uzyskania muszą być spełnione m.in. następujące przesłanki:
- praca za granicą musi być wykonywana w imieniu przedsiębiorstwa delegującego i na jego rzecz (chodzi o stosunek zwierzchnictwa pomiędzy delegującym a pracownikiem kto go zatrudnia, wypłaca wynagrodzenie),
- pracodawca, który deleguje pracownika, ma obowiązek prowadzić działalność w Polsce,
- pracownik nie może być wysłany w związku z zastępowaniem innego pracownika delegowanego.
Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 może złożyć pracodawca delegujący, a w przypadkach wskazanych w rozporządzeniu sam pracownik delegowany. Wniosek składa się na specjalnym formularzu.
W przypadku obywatela EOG lub Szwajcarii, w określonych w ustawie sytuacjach, do wniosku należy dołączyć informację o legalności zamieszkania obywatela. ZUS każdorazowo rozpatruje spełnienie przesłanek warunkujących wydanie zaświadczenia A1.
W przypadku, gdy nie zostaną spełnione przesłanki warunkujące uzyskanie zaświadczenia A1, pracodawca ma obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w państwie, do którego został oddelegowany do wykonywania tymczasowo pracy.
Cel i charakter zaświadczenia A1 dla pracownika delegowanego za granicą
Głównym celem zaświadczenia A1 jest potwierdzenie, że pracownik delegowany podlega ubezpieczeniu społecznemu w państwie, które wydało ten dokument. Ważność takiego dokumentu zależy od legalności zamieszkania osoby, której dotyczy, niezależnie od obywatelstwa. Pracownikom delegowanym do pracy w innym kraju zaświadczenie A1 wydaje ZUS kraju wysyłającego. Zaświadczenie to potwierdza, że osoba oddelegowana do pracy za granicą:
- jest ubezpieczona,
- odprowadza składki z tego tytułu – pracownik oddelegowany w tym zakresie podlega prawu krajowemu,
- nie ma obowiązku odprowadzania składek w państwie, do którego została delegowana.
Zaświadczenie A1 wydane w jednym państwie członkowskim ma moc wiążącą dla instytucji oraz służb zatrudnienia w innym państwie członkowskim. Obowiązuje do momentu, kiedy nie zostanie wycofane lub uznane za nieważne. Zatem pracownik dysponujący ważnym zaświadczeniem A1 nie może podlegać ustawodawstwu innego państwa członkowskiego bez wycofania z obrotu prawnego lub unieważnienia tego zaświadczenia.
Pracownik delegowany do pracy za granicą może skorzystać ze świadczeń zdrowotnych w państwie, w którym wykonuje tymczasowo pracę. Podstawą korzystania z opieki medycznej jest posiadanie karty EKUZ. O jej wydanie może wystąpić pracownik delegowany lub jego pracodawca do oddziału NFZ właściwym dla miejsca zamieszkania pracownika.
Procedura uzyskania zaświadczenia A1
Wniosek o wydanie zaświadczenia A1 można złożyć:
- przez Internet – logując się do Platformy Usług Elektronicznych ZUS (ewentualnie wcześniej należy się zarejestrować),
- osobiście w placówce ZUS.
Korzystając z opcji elektronicznej, po zalogowaniu się do systemu, należy postępować zgodnie z instrukcjami dostępnymi na stronie. Wypełniony wniosek należy przesłać, klikając w odpowiedni klawisz. Ostatni krok to podpisanie wniosku za pomocą:
- kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
- profilu zaufanego,
- podpisu osobistego (e-dowodu).
Zaświadczenie wydawane jest:
- niezwłocznie – jeśli wniosek nie zawiera braków, a ZUS dysponuje wszystkimi koniecznymi informacjami,
- w ciągu miesiąca od złożenia wniosku – gdy wystąpi konieczność przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
- w ciągu dwóch miesięcy od złożenia wniosku – w przypadku skomplikowanych spraw.
Może być ono wydane w formie elektronicznej, jeśli taka opcja zostanie wybrana podczas procedury składania wniosku. Wtedy ZUS przyśle powiadomienie o terminie odbioru mailem lub smsem. Odmowa wydania formularza A1 przyjmuje formę decyzji. Wtedy wnioskodawcy przysługuje prawo odwołania się do sądu.
Jaki wniosek o A1 złożyć w ZUS? Tabela według sytuacji
Zaświadczenie A1 wydaje się na podstawie różnych przepisów rozporządzenia (WE) nr 883/2004, a ZUS przewiduje dla każdej sytuacji odrębny formularz. Zanim złożysz wniosek, ustal, która z poniższych sytuacji dotyczy Twojego pracownika lub Twojej firmy.
| Sytuacja | Podstawa prawna | Formularz ZUS | Kto składa wniosek |
|---|---|---|---|
| Pracownik delegowany czasowo do pracy w innym państwie UE/EOG/Szwajcarii | art. 12 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 | US-1 | Pracodawca delegujący (lub pracownik za zgodą pracodawcy) |
| Praca najemna wykonywana normalnie w dwóch lub więcej państwach | art. 13 ust. 1 rozporządzenia 883/2004 | US-3 | Pracodawca lub pracownik |
| Przedsiębiorca czasowo przenoszący działalność za granicę | art. 12 ust. 2 rozporządzenia 883/2004 | US-7 | Osoba prowadząca działalność |
| Sytuacja nietypowa, nieobjęta powyższymi zasadami (porozumienie wyjątkowe) | art. 16 rozporządzenia 883/2004 | Odrębny wniosek o zawarcie porozumienia | Pracodawca lub ubezpieczony, za pośrednictwem ZUS |
| Obywatel państwa trzeciego legalnie zamieszkujący w Polsce | rozporządzenie (UE) nr 1231/2010 | US-54 dołączany do właściwego wniosku | Pracodawca wraz z wnioskiem o A1 |
Jeśli pracownik pracuje na rzecz innego podmiotu w Polsce, a nie za granicą, zaświadczenie A1 nie jest właściwym dokumentem. Zasady takiej współpracy opisujemy w artykule o oddelegowaniu pracownika do innego pracodawcy.
Dane i dokumenty do wniosku o A1
ZUS ocenia wniosek na podstawie informacji podanych w formularzu i załączonych dokumentów. Przed złożeniem wniosku warto przygotować:
- dane pracodawcy (NIP, REGON, adres siedziby) oraz dane pracownika (PESEL lub inny identyfikator, adres zamieszkania, obywatelstwo),
- miejsce i przewidywany okres pracy za granicą oraz dane podmiotu przyjmującego, do którego pracownik jest delegowany,
- informacje potwierdzające, że pracownik bezpośrednio przed delegowaniem podlegał ubezpieczeniom społecznym w Polsce,
- informacje o działalności pracodawcy w Polsce (prowadzenie znaczącej części działalności w kraju, a nie tylko za granicą),
- w przypadku obywateli państw trzecich: dokument potwierdzający legalny pobyt i pracę w Polsce oraz formularz US-54,
- pełnomocnictwo, jeśli wniosek składa w imieniu firmy biuro rachunkowe lub kancelaria.
Zatrudniasz obywateli państw trzecich i chcesz delegować ich do pracy w innym państwie UE? Sprawdź, jak łączymy delegowanie z legalizacją pracy cudzoziemców i jakie wsparcie prawne otrzymują działy HR.
Odmowa wydania A1 lub wycofanie zaświadczenia: co dalej?
Jeżeli ZUS uzna, że warunki delegowania lub pracy w kilku państwach nie są spełnione (np. pracodawca nie prowadzi w Polsce znaczącej działalności albo pracownik ma zastąpić inną delegowaną osobę), wydaje decyzję odmowną. Od decyzji przysługuje odwołanie do sądu, a w razie zmiany okoliczności można złożyć nowy, uzupełniony wniosek.
ZUS może także wycofać wydane już zaświadczenie, gdy okaże się, że podane we wniosku informacje nie odpowiadały rzeczywistości. Skutkiem jest podleganie ubezpieczeniom w państwie wykonywania pracy, co zwykle oznacza konieczność rozliczenia składek za cały okres pracy za granicą. Dlatego wniosek o A1 powinien odzwierciedlać faktyczną organizację pracy, a nie wyłącznie treść umowy.
Zaświadczenie A1: najczęściej zadawane pytania
Czym jest zaświadczenie A1?
To dokument potwierdzający, któremu ustawodawstwu w zakresie zabezpieczenia społecznego podlega osoba wykonująca pracę w innym państwie UE, EOG lub w Szwajcarii. Dzięki niemu składki są nadal opłacane w Polsce.
Kto wydaje zaświadczenie A1 w Polsce?
Zaświadczenie A1 wydaje Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Osoby ubezpieczone w KRUS składają wniosek do KRUS.
Jak złożyć wniosek o zaświadczenie A1?
Wniosek można złożyć elektronicznie przez eZUS (PUE ZUS) albo w placówce ZUS. Przy delegowaniu pracownika stosuje się formularz US-1, przy pracy w dwóch lub więcej państwach formularz US-3, a przy czasowym prowadzeniu działalności za granicą formularz US-7.
Na jak długo można delegować pracownika z zaświadczeniem A1?
Przy delegowaniu (art. 12 rozporządzenia nr 883/2004) przewidywany okres pracy w innym państwie nie może przekraczać 24 miesięcy, a pracownik nie może być wysłany, aby zastąpić inną delegowaną osobę. Przy pracy wykonywanej normalnie w dwóch lub więcej państwach (art. 13) limit 24 miesięcy nie ma zastosowania, a ZUS ocenia, w którym państwie wykonywana jest znaczna część pracy.
Czy zaświadczenie A1 jest potrzebne przy krótkim wyjeździe służbowym?
Tak. Przepisy nie przewidują minimalnego okresu pracy za granicą, od którego A1 jest wymagane, a w niektórych państwach posiadanie dokumentu jest sprawdzane podczas kontroli.
Co grozi za brak zaświadczenia A1?
Instytucja państwa, w którym wykonywana jest praca, może uznać, że pracownik podlega jej systemowi ubezpieczeń i żądać opłacenia tam składek. W niektórych krajach brak dokumentu wiąże się też z karami administracyjnymi.
Delegowanie pracowników za granicę – podsumowanie
Możliwość swobodnego przepływu osób między granicami państw oraz coraz większa elastyczność rynku pracy dają ogromne możliwości zawodowe, oraz sprzyjają rozwojowi pracowników. Ze względu na doniosłość skutków, jakie wiążą się z delegowaniem pracowników do pracy za granicą, ustawodawca dostrzegł konieczność ujednolicenia kluczowych kwestii z tym związanych, by zagwarantować bezpieczeństwo trwania stosunku pracy.
Jesteś pracodawcą i rozważasz zatrudnienie cudzoziemca? Nie wiesz, czy należy wystąpić z wnioskiem o zezwolenie na pracę, czy o zezwolenie na pobyt czasowy? Skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści udzielą odpowiedzi na te i inne pytania. Pomożemy Ci w prawidłowym złożeniu wniosku i sprawnym przeprowadzeniu procedury uzyskania zezwolenia oraz kompleksowej obsłudze cudzoziemców.