Obowiązki informacyjne pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców

Wzrastające zapotrzebowanie polskich pracodawców na pracę świadczoną przez cudzoziemców pochodzących spoza obszaru Unii Europejskiej jest niepodważalnym faktem. Dotyczy to w szczególności branż i stanowisk, gdzie podaż ze strony polskich pracowników nie pokrywa zapotrzebowania przedsiębiorców (m.in. budownictwo, przetwórstwo przemysłowe, logistyka i inne).

Jakie są obowiązki informacyjne pracodawcy zatrudniającego cudzoziemców? Odpowiadamy w artykule poniżej.

Sam proces zatrudnienia cudzoziemca spoza UE stanowić może spore wyzwanie. Okres, jaki mija od momentu przyjęcia przez kandydata oferty, do dnia rozpoczęcia przez niego pracy, różni się w zależności od następujących okoliczności:

• czy cudzoziemiec przebywa aktualnie w Polsce, czy nie,
• posiadanego przez cudzoziemca obywatelstwa (np. czy osiągalna jest uproszczona ścieżka zatrudnienia, zarezerwowana dla obywateli Ukrainy, a także obywateli kilku innych państw zza wschodniej granicy),
• czy cudzoziemiec jest, czy też nie jest zwolniony z konieczności posiadania zezwolenia na pracę.

Wspomniane czynniki składające się na „dostępność” kandydata do pracy, pracodawca winien uwzględnić w swoim biznes planie.

Samo pomyślne przejście procedur urzędowych (takich jak np. uzyskanie przez pracodawcę zezwolenia na pracę dla cudzoziemca czy przyznanie mu wizy przez konsula) nie kończy jednak definitywnie działań po stronie pracodawcy. Ciążą na nim określone obowiązki informacyjne pracodawcy nakierowane zarówno na samego pracownika, jaki i na rozmaite urzędy.

Różnią się one w zależności od posiadanego przez cudzoziemca obywatelstwa, a także od typu dokumentu, na podstawie którego jest on uprawniony do pracy u danego pracodawcy. Przy czym niektóre obowiązki informacyjne dotyczą także okresu jeszcze przed rozpoczęciem przez cudzoziemca pracy.

Obowiązki informacyjne pracodawcy wobec pracownika

1. Umowa pisemna w języku zrozumiałym dla cudzoziemca

Artykuł 88h ust. 3 Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. 2023, poz. 735) – dalej: „Ustawa o promocji” – obliguje pracodawców do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia mu jeszcze przed jej podpisaniem tłumaczenia na język dla niego zrozumiały.

Przy czym języków ten nie musi być macierzystym językiem cudzoziemca; może to być np. język angielski, o ile pracodawca upewnił się (np. badając kompetencje językowe kandydata do pracy w procesie rekrutacyjnym), że cudzoziemiec ów posługuje się tym językiem w stopniu, który umożliwia mu zapoznanie się ze zrozumieniem z treścią umowy o pracę.

W praktyce, wiele przedsiębiorstw stosuje wersje dwujęzyczne umów o pracę (najczęściej polsko-angielskie), a znajomość języka angielskiego stanowi często wymóg objęcia przez cudzoziemca danego stanowiska pracy.

Wspomniany ust. 3 dotyczy wyłącznie sytuacji, gdy cudzoziemiec pracuje na podstawie zezwolenia na pracę. Trudno jednak wyobrazić sobie sytuację, aby w przypadku gdy cudzoziemiec jest zwolniony z obowiązku posiadania wspomnianego zezwolenia, umowa o pracę mogła zostać sporządzona w języku, którym cudzoziemiec się nie posługuje.

Obowiązywanie zasady przedstawienia umowy o pracy w formie pisemnej w języku zrozumiałym dla cudzoziemca bez względu na podstawę wykonywania pracy reguluje zatem art. 90d Ustawy o promocji. Nie dochowanie tego obowiązku przez pracodawcę obwarowane jest grzywną od 200 zł do 2000 zł (art. 120 ust. 11 Ustawy o promocji).

2. Informowanie o podejmowanych działaniach i wymóg należytej staranności

W przypadku, gdy pracodawca wystąpił do właściwego wojewody o uzyskanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca, ustawodawca nałożył na pracodawcę dwa istotne obowiązki bezpośrednio względem cudzoziemca. Są to:

• informowanie cudzoziemca o działaniach podejmowanych w związku z postępowaniem o udzielenie lub przedłużenie zezwolenia na pracę oraz decyzjach o wydaniu, odmowie wydania lub uchyleniu zezwolenia (art. 88h ust. 5 Ustawy o promocji)
• przekazanie jednego egzemplarza zezwolenia na pracę cudzoziemcowi, którego dotyczy zezwolenie, w formie pisemnej (art. 88h ust. 4 Ustawy o promocji)

Obowiązki informacyjne pracodawcy wobec innych podmiotów

I. Powiatowy Urząd Pracy

1. Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy

Uchwalona niedługo po agresji Rosji na Ukrainę Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy w związku z konfliktem zbrojnym na terytorium tego państwa (Dz.U. 2023, poz. 103) – dalej: „Specustawa” – w art. 22 przyznała swobodny dostęp do polskiego rynku pracy nie tylko obywatelom Ukrainy (oraz obywatelom niektórych innych krajów), spełniającym kryteria zawarte w art. 1 ust. 1 i 2  Specustawy, lecz także wszystkim obywatelom Ukrainy przebywającym w Polsce legalnie.

Jedynym formalnym warunkiem zalegalizowania pracy jest wysłanie przez pracodawcę powiadomienia przez portal praca.gov.pl terminie 14 dni od dnia podjęcia pracy do powiatowego urzędu pracy właściwego ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu.

Obowiązek ten sprowadzić można do pewnej administracyjno-technicznej czynności o charakterze rejestrowym; przekazywane dane w wysłanym „Powiadomieniu…” nie są bowiem w żaden sposób weryfikowane przez urząd pracy, a zgodność podanych przez pracodawcę danych z informacjami zawartymi np. w umowie o pracę i weryfikacja zbieżności z rzeczywiście świadczoną przez cudzoziemca pracą pozostaje w domenie służb kontroli legalności zatrudnienia w przypadku ewentualnej kontroli.

Choć procedura wysłania „Powiadomienia…” jest stosunkowo prosta, a przy tym zwolniona z opłat, to – jak pokazuje Sprawozdanie z działalności Państwowej Inspekcji Pracy w 2022 roku – w tym obszarze występuje wiele nieprawidłowości i nasila się zjawisko pracy nierejestrowanej. Sami pracodawcy zgłaszają przy tym, że przepisy nie są dla nich do końca jasne (np. czy istnieje konieczność wysłania kolejnego „Powiadomienia…” w  przypadku zastąpienia umowy na okres próbny umową na czas nieokreślony).

Skali nieprawidłowości w tym obszarze (a nade wszystko braku wysłania jakiegokolwiek „Powiadomienia…”) w wielu przypadkach nie daje się jednak wytłumaczyć tylko nieznajomością przepisów. Nierzadko zdarza się, że praca świadczona jest przez wiele miesięcy, podczas gdy 14-dniowy termin na powiadomienia urzędu pracy dawno już minął. 

Choć ustawodawca nie precyzuje jakie kary mogą grozić pracodawcy za niedopełnienie obowiązków informacyjnych względem urzędu pracy w opisywanym tu obszarze, to w przypadku powierzenia pracy beneficjentom Specustawy zalecana jest daleko idąca uważność i dochowanie obowiązujących terminów.

b. Oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi

Pewne obowiązki ustawodawca nałożył na pracodawcę także w sytuacji, gdy ten zatrudnia cudzoziemców na podstawie wpisu oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do ewidencji oświadczeń (dotyczy obywateli Ukrainy, Białorusi, Mołdawii, Armenii i Gruzji).

W świetle art. 88z ust. 13 Ustawy o promocji, podmiot powierzający wykonywanie pracy cudzoziemcowi, którego oświadczenie o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi zostało wpisane do ewidencji oświadczeń, pisemnie powiadamia właściwy powiatowy urząd pracy o:

1. podjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń;
2. niepodjęciu pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy określonego w ewidencji oświadczeń

Niedochowanie tego obowiązku przez pracodawcę – lub przekazywanie nieprawdziwych informacji w tym zakresie – obwarowane jest karą grzywną (art. 120 ust. 10 Ustawy o promocji), przy czym ustawodawca nie precyzuje jej wysokości.

II. Urząd Wojewódzki

W przypadku, gdy dla cudzoziemca wydano zezwolenie na pracę, art. 88i Ustawy o promocji nakłada na pracodawcę obowiązek pisemnego powiadomienia właściwego wojewody w terminie 7 dni o następujących okolicznościach:

1. cudzoziemiec rozpoczął pracę o innym charakterze lub na innym stanowisku niż określone w zezwoleniu na pracę, na warunkach, o których mowa w art. 88f ust. 1b,
2. nastąpiła zmiana siedziby lub miejsca zamieszkania, nazwy lub formy prawnej podmiotu powierzającego cudzoziemcowi wykonywanie pracy lub przejęcie zakładu pracy lub jego części przez innego pracodawcę,
3. nastąpiło przejście zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę,
4. zmieniła się osoba reprezentująca pracodawcę, o której mowa w art. 88c ust. 6 pkt 3,
5. cudzoziemiec nie podjął pracy w okresie 3 miesięcy od początkowej daty ważności zezwolenia na pracę,
6. cudzoziemiec przerwał pracę na okres przekraczający 3 miesiące,
7. cudzoziemiec zakończył pracę wcześniej niż 3 miesiące przed upływem okresu ważności zezwolenia na pracę.

W praktyce, najczęściej pracodawca będzie miał do czynienia z okolicznościami wymienionymi w ust. 5 i 6, kiedy to z racji przedłużającej się procedury wizowej przyjazd cudzoziemca do Polski jest opóźniony (ust. 5) lub pracownik przybywa np. na urlopie bezpłatnym (ust. 6).

Niezwykle często zdarza się sytuacja opisana w ust. 7, kiedy to cudzoziemiec nie przepracowuje pełnego okresu, na jaki wydano zezwolenie na pracę – z uwagi na zmianę stanowiska lub odejście z pracy – i wówczas na pracodawcy ciąży obowiązek poinformowania właściwego wojewody o fakcie zakończenia przez cudzoziemca pracy na podstawie zezwolenia, w przypadku gdy pozostaje ono jeszcze ważne przez okres dłuższy, niż 3 miesiące licząc od daty końcowej widniejącej na dokumencie.

Warto dodać, że nie dochowanie obowiązków opisanych w całym powyższym artykule 88i, zagrożone jest karą grzywny nie niższą niż 100 zł (art. 120 ust. 6 Ustawy o promocji). 

III. Inne organy

Obowiązki informacyjne pracodawcy nakierowane mogą być także na inne podmioty niż tylko urząd pracy i urząd wojewódzki.

Art. 88h ust. 1 pkt 8 Ustawy o promocji obliguje pracodawcę zatrudniającego cudzoziemca na podstawie zezwolenia na pracę do udostępnienia podmiotom, o których mowa w art. 88f ust. 3 – tj. innemu wojewodzie, Straży Granicznej, Policji, Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych, Państwowej Inspekcji Pracy, Krajowej Administracji Skarbowej, konsulowi – na ich wniosek dokumentów potwierdzających wypełnienie obowiązków określonych w art. 88h ust. 1 pkt 1-6, sporządzonych w języku polskim lub przetłumaczonych na język polski.

Mowa tu m.in. o konieczności udokumentowania faktu – wspomnianego już wcześniej – przekazania cudzoziemcowi umowy o pracę w formie pisemnej w języku dla niego zrozumiałym, jak również przekazania mu jednego egzemplarza zezwolenia na pracę oraz należytego informowania o wszelkich działaniach podejmowanych przez pracodawcę dotyczących zezwolenia na pracę.

Jesteś pracodawcą i rozważasz zatrudnienie cudzoziemca? Nie wiesz, czy należy wystąpić z wnioskiem o zezwolenie na pracę, czy o zezwolenie na pobyt czasowy? Skontaktuj się z nami. Nasi specjaliści udzielą odpowiedzi na te i inne pytania. Pomożemy Ci w prawidłowym złożeniu wniosku i sprawnym przeprowadzeniu procedury uzyskania zezwolenia oraz kompleksowej obsłudze cudzoziemców.