Zatrudnianie cudzoziemców w Polsce staje się coraz bardziej powszechne, zwłaszcza w branżach takich jak budownictwo, przetwórstwo przemysłowe, logistyka czy rolnictwo.
Wielość regulacji prawnych oraz ich często rozbieżne interpretacje wymagają od pracodawców szczególnej staranności, celem uniknięcia błędów i – częstokroć nieintencjonalnego – powierzania pracy, która wykonywana będzie w sposób nielegalny.
Ten artykuł omawia kluczowe aspekty i wyzwania związane z procesem zatrudniania obywateli spoza UE – od weryfikacji statusu pobytowego po procedury pozyskiwania odpowiednich dokumentów pracy.
Zatrudnianie cudzoziemców – najważniejsze informacje
Zatrudnianie obywateli UE/EOG/CH | Proces prostszy, weryfikacja na podstawie dokumentów tożsamości, identyczne prawa do pracy jak dla obywateli Polski. |
Zatrudnianie obywateli spoza UE/EOG/CH | Wymagana weryfikacja tożsamości, legalności pobytu i pracy; konieczność uzyskania dokumentu legalizującego pracę. |
Dokumenty legalizujące pobyt i pracę | Wiza krajowa, wiza Schengen, zezwolenie na pobyt (czasowy, stały, rezydenta długoterminowego UE), karta pobytu członka rodziny obywatela UE, inne. |
Kiedy niezbędne jest zezwolenie na pracę? | Konieczne w przypadku braku innych dokumentów uprawniających do pracy; typ A dla pracy na terytorium Polski, typ A i B dla funkcji zarządczych/prokurentów. |
Test rynku pracy | W niektórych przypadkach wymagane zgłoszenie oferty pracy w celu sprawdzenia dostępności krajowych pracowników. |
Specustawa wojenna dla obywateli Ukrainy | Uproszczone zasady zatrudnienia, możliwość legalizacji pracy po jej rozpoczęciu, obowiązek weryfikacji statusu pobytowego. |
Dokumenty w języku zrozumiałym dla cudzoziemca | Obowiązek pracodawcy zawarcia umowy w formie pisemnej i przedstawienia jej tłumaczenia na język zrozumiały dla cudzoziemca. |
Zatrudnienie cudzoziemca – od czego zacząć?
Sam proces zatrudnienia cudzoziemca stanowić może spore wyzwanie. Okres jaki mija od momentu przyjęcia przez kandydata oferty, do dnia rozpoczęcia przez niego pracy, różni się w zależności od następujących okoliczności:
- czy cudzoziemiec przebywa aktualnie w Polsce, czy nie;
- posiadanego przez cudzoziemca obywatelstwa (obywatel UE czy spoza UE, a w przypadku tej drugiej grupy – czy osiągalna jest uproszczona ścieżka zatrudnienia, zarezerwowana np. dla obywateli Ukrainy, a także obywateli kilku innych państw zza wschodniej granicy);
- czy cudzoziemiec jest, czy też nie jest zwolniony z konieczności posiadania zezwolenia na pracę
Wspomniane czynniki składające się na „dostępność” kandydata do pracy, pracodawca winien uwzględnić w swoim biznes planie.
Zatrudnianie cudzoziemców bezproblemowo z obywatelami UE/EOG/CH
Najprościej prezentuje się sytuacja, gdy praca powierzana jest obywatelowi jednego z państw obszaru Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Konfederacji Szwajcarskiej (dalej: UE/EOG/CH).
Pracodawca zobowiązany jest tutaj wyłącznie do zweryfikowania – na podstawie paszportu lub innego ważnego dokumentu tożsamości kandydata, zawierającego informacje o posiadanym przez niego obywatelstwie – że istotnie jest on obywatelem jednego z krajów strefy UE.
Daje to cudzoziemcowi zarówno legalny pobyt w Polsce, jak i zapewnia mu dostęp do rynku pracy na zasadach identycznych jak w przypadku obywateli Polski.
Obywateli których krajów zaliczamy do osób uprzywilejowanych?
Kraj | |
Unia Europejska (UE) | Austria, Belgia, Bułgaria, Chorwacja, Cypr, Czechy, Dania, Estonia Finlandia, Francja, Niemcy, Grecja, Węgry, Irlandia Włochy, Łotwa, Litwa, Luksemburg, Malta, Holandia, Polska, Portugalia, Rumunia, Słowacja, Słowenia, Hiszpania Szwecja |
Europejski Obszar Gospodarczy (EOG) | Norwegia, Islandia, Liechtenstein |
Konfederacja Szwajcarska (CH) | Szwajcaria |
W związku z tzw. Brexitem, odrębne zasady obowiązują niektórych obywateli Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej, zwanych beneficjentami Umowa Wystąpienia.
Zatrudnianie cudzoziemców w przypadku obywateli krajów spoza UE/EOG/CH
Sytuacja nieco bardziej się komplikuje w przypadku powierzania pracy cudzoziemcom spoza UE/EOG/CH (i tej grupy dotyczy dalsza część artykułu).
Tu konieczna jest nie tylko weryfikacja tożsamości i legalności pobytu cudzoziemca, ale także – najczęściej – uprzednie, tj. jeszcze przez rozpoczęciem przez niego pracy, uzyskanie przez pracodawcę dokumentu legalizującego jego pracę u danego pracodawcy (o ile cudzoziemiec nie jest mocą odrębnych przepisów z tego obowiązku zwolniony).
Zatrudnienie cudzoziemca. Legalna praca tylko wtedy, gdy jest legalny pobyt
Przed dopuszczeniem cudzoziemca spoza UE/EOG/CH do pracy (ale także w całym okresie jej wykonywania), pracodawca zobowiązany jest sprawdzić:
- legalność jego pobytu w Polsce;
- jego uprawnienia do wykonywania pracy na rzecz pracodawcy na określonych warunkach
Błędne jest przekonanie pracodawcy, że odpowiada on wyłącznie za legalną podstawę wykonywania pracy, zaś ewentualny nielegalny pobyt obciąża wyłącznie cudzoziemca. Przeciwnie – za brak legalnej podstawy pobytu cudzoziemca ustawodawca przewidział sankcje dla pracodawcy.
Okazanie ważnego dokumentu pobytowego
Pracodawca ma ustawowy obowiązek zażądać od cudzoziemca – jeszcze przed przystąpieniem przez niego do wykonywania pracy – okazania ważnego dokumentu uprawniającego go do przebywania na terytorium Polski. Jednak na tym zobowiązania pracodawcy się nie kończą. Winien on bowiem:
- przechowywać kopię tego dokumentu w aktach osobowych pracownika przez cały okres zatrudnienia;
- monitorować na bieżąco datę ważności tego dokumentu, wzywając cyklicznie cudzoziemca do okazywania kolejnych dokumentów legalizujących jego pobyt. Przy czym istotne jest, aby zachowana była ciągłość dni jego legalnego pobytu
- Jaki dokument legalizuje pobyt cudzoziemca w Polsce?
Lista dokumentów, które napotkać może pracodawca na etapie weryfikacji sytuacji pobytowej cudzoziemca prezentuje się dość obszernie. W praktyce, najczęściej mamy do czynienia z następującymi dokumentami legalizującymi pobyt cudzoziemca:
- wiza krajowa (D) lub wiza Schengen (C);
- ważna decyzja o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE;
- ważna karta pobytu członka rodziny obywatela UE, nie będącego obywatelem UE;
- pobyt w ramach ruchu bezwizowego;
- tzw. „pobyt na stemplu”, czyli prawo do dalszego pobytu do chwili zakończenia postępowania w sprawie o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, pobyt stały lub pobyt rezydenta długoterminowego UE, poświadczone stemplem w paszporcie cudzoziemca uzyskanym we właściwym urzędzie wojewódzkim;
- prawo do pobytu dla obywateli Ukrainy (a w niektórych przypadkach – także obywateli innych krajów), na podstawie tzw. specustawy wojennej
Zatrudnienie cudzoziemca z dnia na dzień
Pewnej grupie cudzoziemców spoza obszaru UE/EOG/CH pracodawca może powierzyć pracę praktycznie z dnia na dzień, co stanowi dla niego najdogodniejszy scenariusz biznesowy. Mowa tu o cudzoziemcach posiadających:
- dokument legalizujący ich pobyt, który nie wyklucza możliwości świadczenia pracy (jak dzieje się to np. w przypadku wizy turystycznej – kod wizy „01”);
- dokument legalizujący ich pracę (a ściślej: zwalniający z konieczności posiadania dokumentu uprawniającego do pracy u tego konkretnego pracodawcy)
W niektórych przypadkach jeden i ten sam dokument będzie „pokrywał” zarówno legalny pobyt, jak i legalną pracę. Dotyczy to głównie cudzoziemców, którzy już od pewnego czasu przebywają w Polsce, ale nie tylko (np. posiadacze wiz PBH).
Pracodawcy najczęściej spotkają się z następującymi dokumentami uprawniającymi cudzoziemca spoza UE/EOG/CH do powierzenia mu pracy bez z żadnych dodatkowych działań z ich strony:
Legalny pobyt | Legalna praca |
Wiza z adnotacją „Poland. Business Harbour” (tzw. wiza PBH z kodem „23”) | |
Wiza wydana w celu przyjazdu ze względów humanitarnych, w uwagi na interes państwa lub zobowiązania międzynarodowe (kod wizy „21”) | |
Zezwolenie na pobyt stały | |
Zezwolenie na pobyt rezydenta długoterminowego UE | |
Zezwolenie na pobyt czasowy udzielone ze względu na małżeństwo z obywatelem Rzeczypospolitej Polskiej | |
Zezwolenie na pobyt czasowy udzielone w celu połączenia się z rodziną | |
Wiza krajowa (w praktyce najczęściej z kodem „18”) | Karta Polaka |
Zezwolenie na pobyt czasowy (dowolne)Wiza krajowa Ruch bezwizowy | Dyplom lub zaświadczenie o ukończeniu studiów stacjonarnych (w tym: doktoranckich) na polskiej uczelni wyższej |
Zezwolenie na pobyt czasowy (dowolne)Wiza krajowa Ruch bezwizowy | Aktualne zaświadczenie potwierdzające status studenta na studiach stacjonarnych (w tym: doktoranckich) na polskiej uczelni wyższej |
Zatrudnienie cudzoziemca gdy zezwolenie na pracę jest konieczne
Jeśli cudzoziemiec nie legitymuje się dokumentem (lub kombinacją dokumentów) uprawniającym go do wykonywania pracy, pracodawca chcąc go zatrudnić u siebie – poza wspomnianą wcześniej weryfikacją jego statusu pobytowego – zobowiązany jest wystąpić o wydanie dla cudzoziemca zezwolenia na pracę.
W praktyce najczęściej będzie to zezwolenie typu A przewidziane dla cudzoziemca wykonującego pracę na terytorium Polski, na podstawie umowy z podmiotem (pracodawcą), którego siedziba, miejsce zamieszkania lub oddział, zakład lub inna forma zorganizowanej działalności znajduje się na terytorium Polski.
Pracodawca winien zachować szczególną staranność, w przypadku powołania cudzoziemca do zarządu spółki lub udzielenia mu prokury. W zależności od tego czy cudzoziemiec:
- przebywa w tym celu w Polsce, czy nie;
- zawarł czy też nie, umowę o pracę z pracodawcą (w tym: czy umowa ta dotyczy wykonywania funkcji zarządczej/prokurenta czy też innych zadań)
wówczas pracodawca:
- może być zwolniony z obowiązku wystąpienia o wydanie zezwolenia na pracę dla cudzoziemca lub
- zobowiązany jest wystąpić o wydanie zezwolenia na pracę typu A lub
- zobowiązany jest wystąpić o wydanie zezwolenia na pracę typu A oraz typu B łącznie
Zatrudnienie cudzoziemca. Jakie informacje zawiera zezwolenie na pracę?
W zezwoleniu na pracę wskazywane są:
- dane osobowe cudzoziemca;
- dane pracodawcy;
- stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
- rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy;
- stawka wynagrodzenia brutto określona jako „nie niższa niż”;
- wymiar czasu pracy albo liczba godzin pracy w tygodniu lub miesiącu;
- okres ważności zezwolenia („od-do”)
W zależności od potrzeb, pracodawca może wnioskować o wydanie zezwolenia na pracę na dłuższy lub krótszy okres (np. dostosowując jego okres ważności do okresu obowiązywania aktualnej umowy o pracę, w przypadku gdy nie będzie planował jej przedłużać), kierując się właściwością miejscową, jeśli chodzi o urząd, w którym ubiegać się będzie o uzyskanie dokumentu.
Szczegółowe informacje znajdują się w tabeli poniżej.
Miejsce złożenia wniosku | Wojewoda właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi |
Opłata skarbowa | 50 zł – gdy pracodawca powierza pracę na okres do 3 miesięcy100 zł – gdy pracodawca powierza pracę na okres powyżej 3 miesięcy |
Okres ważności zezwolenia | Maksymalnie do 3 lat |
Czas oczekiwania na wydanie | Do 30 dni (lub do 2 miesięcy w przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej). W praktyce terminy bywają przekraczane |
Pamiętać przy tym należy, że każda zmiana warunków wykonywania pracy przez cudzoziemca, jak np.:
- zmiana stanowiska pracy (nie dotyczy sytuacji zmiany samej jego nazwy, przy zachowaniu identycznych obowiązków w jego ramach);
- zmiana wymiaru czasu pracy;
- obniżenie wynagrodzenia
skutkować będzie koniecznością wystąpienia przez pracodawcę o nowe zezwolenie na pracę. Dopiero po jego uzyskaniu możliwe będzie wdrożenie planowanej zmiany warunków zatrudnienia w praktyce.
Zatrudnienie cudzoziemca gdy niezbędny jest test rynku pracy
W przypadku niektórych cudzoziemców, przed wystąpieniem z wnioskiem o wydanie dla nich zezwolenia na pracę, pracodawca zobowiązany jest uprzednio zgłosić krajową ofertę pracy, celem uzyskania tzw. informacji starosty.
Procedura polega na tym, że lokalny powiatowy urząd pracy sprawdza, czy wśród figurujących w rejestrze bezrobotnych obywateli Polski (oraz niektórych kategorii cudzoziemców – np. absolwentów polskich uczelni), których kwalifikacje odpowiadają tym, zawartym w zgłoszonej ofercie pracy, są chętni i gotowi do jej podjęcia.
Jeśli urząd nie znajdzie w rejestrze odpowiednio wykwalifikowanych Polaków – a tak dzieje się najczęściej – urząd pracy wydaje informację starosty, w której stwierdza brak możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych pracodawcy na lokalnym rynku pracy.
Zatrudnienie cudzoziemca. Kiedy test rynku pracy można pominąć?
Test rynku pracy nie jest konieczny m.in. w przypadku, gdy:
- cudzoziemiec wykonuje zawód figurujący w wykazie opublikowanym przez właściwego wojewodę;
- cudzoziemiec wykonuje zawód figurujący w Załączniku do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2009 r. w sprawie określenia przypadków, kiedy zezwolenie na pracę jest wydawania bez względu na szczegółowe warunki wydania zezwoleń na pracę cudzoziemców;
- cudzoziemiec spełnia inne warunki zwalniające z testu rynku pracy (m.in. te opisane w art. 88c ust. 3 lub ust. 8 Ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy;
Pamiętać przy tym należy, iż wszystkie kryteria wskazane przez pracodawcę w ofercie pracy (tj. minimalny staż pracy na danym stanowisku, kwalifikacje zawodowe, poziom wykształcenia, znajomość języków obecnych) muszą być spełnione przez samego kandydata-cudzoziemca.
Albowiem na późniejszym etapie – na okoliczność ubiegania się o zezwolenie na pracę – pracodawca zobowiązany będzie bowiem przedstawić dokumenty potwierdzające spełnienie przez cudzoziemca wymagań stawianych kandydatom do pracy, określonych w informacji starosty (dyplomy, zaświadczenia od poprzednich pracodawców, certyfikaty językowe itd.).
Test rynku pracy uznać należy za procedurę niespełniającą w aktualnych realiach rynkowych swoich pierwotnych funkcji (tj. ochrona miejsc pracy), jako że pobyt na stanowiska w wielu sektorach (szczególnie tych wyspecjalizowanych) nie znajduje pokrycia w podaży. Procedura ta wydłuża z pewnością cały okres legalizacji pracy cudzoziemca jeszcze przed jego zatrudnieniem, co pracodawca winien uwzględnić w swoim biznes planie.
Podsumowanie dotyczące tej urzędowej procedury znajduje się w poniższej tabeli.
Miejsce złożenia oferty pracy | Powiatowy Urząd Pracy właściwy według miejsca wykonywania pracy przez cudzoziemca. W przypadku gdy specyfika pracy wykonywanej przez cudzoziemca nie pozwala na wskazanie głównego miejsca jej wykonywania, informację starosty wydaje starosta właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce zamieszkania podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi |
Opłata skarbowa | Brak |
Okres ważności dokumentu | Wydany nie wcześniej niż 180 dni przed dniem złożenia wniosku o wydanie zezwolenia na pracę, a w przypadkach uzasadnionych przez starostę – 90 dni przed dniem złożenia wniosku |
Czas oczekiwania na wydanie | nie dłuższy, niż 14 dni od dnia złożenia oferty pracy, jeżeli z analizy rejestrów bezrobotnych i poszukujących pracy nie wynika, że istnieje możliwość zorganizowania rekrutacjinie dłuższy niż 21 dni od dnia złożenia oferty pracy w przypadku organizowania rekrutacji wśród bezrobotnych i poszukujących pracy |
Zatrudnienie cudzoziemca. Dla wybranych – szybsza ścieżka
Jeśli pracodawca zamierza powierzyć pracę obywatelowi Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii lub Ukrainy, warto aby rozważył alternatywną – względem wnioskowania o zezwolenie na pracę – „ścieżkę” zatrudnienia. Przemawia za tym niepomiernie krótszy czas oczekiwania na dokument oraz odformalizowanie całego procesu (nie potrzeba tu np. informacji starosty).
Mowa tu o wpisie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi do rejestru oświadczeń w powiatowym urzędzie pracy.
Zatrudnienie cudzoziemca. Jakie informacje zawiera zarejestrowane oświadczenie?
W oświadczeniu o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi wskazywane są:
- dane osobowe cudzoziemca;
- dane pracodawcy;
- stanowisko lub rodzaj wykonywanej pracy;
- nazwa i kod zawodu wg. klasyfikacji GUS;
- symbol PKD (Polska Klasyfikacji Działalności) firmy;
- miejsce wykonywania pracy oraz informacje dodatkowe na jego temat;
- rodzaj umowy będącej podstawą wykonywania pracy;
- stawka wynagrodzenia brutto;
- wymiar czasu pracy albo liczba godzin pracy w tygodniu lub miesiącu;
- okres ważności oświadczenia („od-do”)
W zależności od potrzeb, pracodawca może wnioskować o wpis oświadczenia na dłuższy lub krótszy okres, kierując się właściwością miejscową, jeśli chodzi o urząd pracy, w którym ubiegać się będzie o uzyskanie dokumentu. Szczegółowe informacje znajdują się w tabeli poniżej
Miejsce złożenia wniosku | Powiatowy Urząd Pracy właściwy ze względu na siedzibę lub miejsce stałego pobytu podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi |
Opłata skarbowa | 100 zł |
Okres ważności zezwolenia | Maksymalnie do 24 miesięcy |
Czas oczekiwania na wydanie | Do 7 dni roboczych, a w sprawach wymagających postępowania wyjaśniającego – nie później niż w terminie 30 dni od dnia otrzymania oświadczenia |
Pamiętać przy tym należy, że każda zmiana warunków wykonywania pracy przez cudzoziemca, jak np.:
- zmiana stanowiska pracy (nie dotyczy sytuacji zmiany samej jego nazwy, przy zachowaniu identycznych obowiązków w jego ramach);
- zmiana wymiaru czasu pracy;
- obniżenie wynagrodzenia;
- zmiana miejsca wykonywania pracy
skutkować będzie koniecznością wystąpienia przez pracodawcę o wpis nowego oświadczenia do rejestru. Dopiero wówczas możliwe będzie wdrożenie planowanej zmiany warunków zatrudnienia w praktyce.
Pracodawca winien także pamiętać, że:
- dzień rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca wskazany w złożonym oświadczeniu musi nastąpić nie później, niż 6 miesięcy od dnia złożenia oświadczenia. Przy czym samo rozpoczęcie lub nie rozpoczęcie pracy przez cudzoziemca w terminie 7 dni od daty początkowej widniejącej na oświadczeniu obwarowane jest dodatkowo odrębnym obowiązkiem informacyjnym nałożonym na pracodawcę;
- wysokość wynagrodzenia cudzoziemca nie może być niższa od wynagrodzenia pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku
Zatrudnianie cudzoziemców. Szczególne zasady dotyczące zatrudniania obywateli Ukrainy
Aktualnie – na mocy tzw. specustawy wojennej – obowiązują w Polsce odrębne, uproszczone zasady dotyczące powierzania zatrudnienia obywatelom Ukrainy. I to zarówno tym, którzy znaleźli schronienie w Polsce przed inwazją rosyjską po 24 lutego 2022 roku (dotyczy to także członków ich najbliższej rodziny, którzy sami obywatelami Ukrainy nie są), jak i wszystkich innych obywateli Ukrainy, którzy przebywają w Polsce legalnie (np. mieszkają tu od kilka lat).
Zatrudnianie cudzoziemców. Powiadomienie do Powiatowego Urzędu Pracy
Zamiast składania wniosku o rejestrację oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy lub też wniosku o wydanie zezwolenia na pracę, pracodawca może po prostu wysłać powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy za pośrednictwem systemu teleinformatycznego praca.gov.pl, zawierającego opis warunków powierzanej pracy. Ma na to 14 dni roboczych, licząc od dnia rozpoczęcia pracy przez cudzoziemca.
Jest to więc jedyny przypadek, gdy zalegalizowanie pracy następuje już po jej rozpoczęciu (a najwcześniej: w dniu jej rozpoczęcia). Zaletą wspomnianej procedury jest także fakt, że jest ona zwolniona z opłaty skarbowej.
Zatrudnianie cudzoziemców. Weryfikacja podstawy legalnego pobytu nadal ważna
Uproszczona ścieżka legalizacji pracy beneficjentów specustawy wojennej (zarówno tych, których pobyt w Polsce związany jest z wojną na Ukrainie, jak i wszystkich innych) nie zwalnia pracodawcy z obowiązku weryfikacji ich statusu pobytowego.
W przypadku osób uciekających przed wojną specustawa daje im – na tą chwilę – prawo do legalnego pobytu do dnia 4 marca 2024 r. (w przypadku osób uczących się poniżej 18 roku życia – do 31 sierpnia 2024 r. a tych, którzy będą przystępować do maturalnego egzaminu poprawkowego – do 30 września 2024 r.). Te przedłużone terminy dotyczą także rodziców i opiekunów osób uczących się.
W praktyce nie istnieje dokument, który potwierdza opisane powyżej prawo po pobytu wynikające z zapisów specustawy wojennej. Niektórzy pracodawcy bazują więc wyłącznie na deklaracjach samych obywateli Ukrainy, badając czy przesłanki zawarte w specustawie są spełnione łącznie, tj. czy wjazd obywatela Ukrainy do Polski:
- nastąpił po 24 lutego 2022 r. oraz
- miał w związku z działaniami wojennymi oraz
- cudzoziemiec deklaruje zamiar pozostania na terytorium Polski
Przyjęła się praktyka, że „materialnym” potwierdzeniem legalności pobytu beneficjenta specustawy wojennej jest zaświadczenie z urzędu miasta (gminy) o nadaniu cudzoziemcowi numeru PESEL ze statusem „UKR”, co stanowi dowód na spełnienie przez niego obowiązku zarejestrowania swojego pobytu w Polsce. Status „UKR” może zostać jednak utracony lub cofnięty (na skutek opuszczenia Polski na okres przekraczający 30 dni, ale także np. w efekcie błędu systemowego).
Dlatego też pracodawca winien wdrożyć – choć nie stanowi o tym żaden przepis – procedurę weryfikacji, czy beneficjent specustawy dalej posiada numer PESEL ze statusem „UKR”. W tym celu rekomendowane jest zażądanie od cudzoziemca okazania otwartego dokumentu elektronicznego diia.pl dostępnego w aplikacji mObywatel, którego aktywny status poświadcza aktualność numeru PESEL ze statusem „UKR”.
Warto wspomnieć, że od 1 kwietnia 2023 r. możliwe jest złożenie wniosku o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy, jednak tylko przez wybraną grupę beneficjentów specustawy wojennej (cudzoziemcy wykonujący pracę – także wymagającą wysokich kwalifikacji zawodowych) oraz prowadzący działalność gospodarczą. W ich przypadku poświadczenie legalności pobytu stanowić będzie (dodatkowo) stempel w paszporcie uzyskany w urzędzie wojewódzkim, legalizujący dalszy pobyt do chwili, gdy decyzja w sprawie udzielenia im zezwolenia na pobyt czasowy stanie się ostateczna.
Dokumenty w języku zrozumiałym dla cudzoziemca
Prawo obliguje pracodawców do zawarcia z cudzoziemcem umowy w formie pisemnej oraz przedstawienia mu – jeszcze przed jej podpisaniem – tłumaczenia na język dla niego zrozumiały (w praktyce pracodawcy stosują często umowy dwujęzyczne w układzie „kolumnowym”). Przy czym języków ten, nie musi być macierzystym językiem cudzoziemca; może to być np. język angielski, o ile pracodawca upewnił się (np. badając kompetencje językowe kandydata do pracy w procesie rekrutacyjnym), że cudzoziemiec posługuje się tym językiem w stopniu, który umożliwia mu zapoznanie się ze zrozumieniem z treścią umowy o pracę.
Wydaje się, że także inne dokumenty pracownicze, które podpisuje cudzoziemiec wymagają tłumaczenia na język dla niego zrozumiały (np. wewnętrzne polityki pracodawcy, regulaminy pracy itd.), jeśli złożony pod nimi podpis ma realnie poświadczać zapoznanie się przez cudzoziemca z ich treścią. Tą sama zasadę odnieść można także do kierowanych do cudzoziemca komunikatów w formie ustnej (np. szkolenie PBH i ppoż.).
Zatrudnianie cudzoziemców – często zadawane pytania
Jakie są różnice w zatrudnianiu obywateli UE a obywateli spoza UE?
Obywatele UE/EOG/CH mogą pracować w Polsce na takich samych zasadach jak obywatele Polski, podczas gdy obywatele spoza UE często potrzebują zezwolenia na pracę.
Czy zezwolenie na pracę jest zawsze wymagane przy zatrudnianiu cudzoziemców spoza UE?
Nie, w niektórych przypadkach, jak przy zatrudnieniu obywateli Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, lub Ukrainy, możliwe jest uproszczone procedury zatrudnienia.
Jakie dokumenty są wymagane do legalizacji pracy cudzoziemca?
Zależnie od sytuacji, może to być wiza, karta pobytu, zezwolenie na pobyt stały, czy zezwolenie na pracę.
Co to jest test rynku pracy i kiedy jest wymagany?
Test rynku pracy to procedura, w której lokalny urząd pracy sprawdza, czy są dostępni kandydaci do pracy spośród zarejestrowanych bezrobotnych. Jest wymagany w przypadku niektórych cudzoziemców.
Jakie są obowiązki pracodawcy w procesie zatrudniania cudzoziemca?
Pracodawca musi sprawdzić legalność pobytu cudzoziemca, przechowywać kopię dokumentu pobytowego, monitorować datę jego ważności, a w niektórych przypadkach uzyskać zezwolenie na pracę.
Jaki jest czas oczekiwania na wydanie zezwolenia na pracę?
Zazwyczaj trwa to do 30 dni, ale w przypadkach skomplikowanych może się wydłużyć do 2 miesięcy.
Czy obywatele Ukrainy podlegają specjalnym zasadom zatrudnienia?
Tak, obowiązują uproszczone zasady zatrudnienia na podstawie tzw. specustawy wojennej, co umożliwia szybszą legalizację pracy.
Czy umowa o pracę z cudzoziemcem musi być przetłumaczona?
Tak, umowa o pracę powinna być przedstawiona cudzoziemcowi w języku dla niego zrozumiałym.